Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
Chữ - kí
tự
Text 1234.35 ‘1234.35
Đặc biệt Special 123-45-6789 123456789 ID number
Quen
thuộc
Custom 18/03/2007 18/3/2007
Tùy người
dùng
Dạng hiển thị không ảnh hưởng gì đến tính chính xác của các phép tính.
MS Excel hoạt động thích hợp
với người dùng hay không phụ
thuộc rất nhiều vào chế độ hoạt
động của MS Windows. Người
dùng phải quan tâm xem xét các
cài đặt cho Regional and
Language Options trước khi sử
dụng MS Excel.
Thực hiện điều đó bằng cách
click lần lượt:
[Start] -> Settings -> [Control
panel] -> Regional and Language
Options.
Các điều chỉnh cần thiết:
Short date format:
dd/MM/yyyy (Ngày tháng dạng
gọn).
Long date format: dddd dd
MMMM, yyyy. (Ngày tháng bao
gồm cả thứ và tên tháng viết đầy
đủ).
Decimal symbol: Dấu chấm
(.) (Đây là kí pháp dấu chấm thập
phân kiểu Mỹ. Nên dùng kí pháp
này và để dành dấu phết cho phân
cách danh sách sẽ nói dưới đây)
Display leading zero: 0.7
(Hiển thị chữ số 0 trước dấu chấm
thập phân đối với các giá trị tuyệt
đối nhỏ hơn 1)
List separator: Dấu phết (,).
Đây là dấu phân cách các tham
trị (parameter) trong công thức.
Nếu buộc phải dùng dấu (,) cho
phần thập phân khi biểu diễn số
thì chỗ này nên dùng dấu chấm
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
5
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
phết (;). Khi đó phải sửa lại các công thức nếu không muốn Excel báo lỗi “The
formula you type contains an error”
Measurement system: Metric (Hệ đo: mét)
• Các thao tác cơ bản:
Thêm một sheet: [Insert -> WorkSheet].
Bớt một sheet: [Edit -> Delete Sheet]
Đổi tên một sheet: Click chuột phải lên tên sheet và chọn Rename.
Thay đổi độ rộng một cột: Đưa con trỏ chuột đến đường phân cách hai cột ở
hàng chỉ số cột. Khi con trỏ đổi thành dạng mũi tên hai đầu thì kéo rê con
trỏ đến khi cột có bề rộng thích hợp.
Thay đổi độ cao một hàng: Đưa con trỏ chuột đến đường phân cách hai
hàng ở cột chỉ số hàng. Khi con trỏ đổi thành dạng mũi tên hai đầu thì kéo
rê con trỏ đến khi hàng có chiều cao thích hợp.
Che bớt một cột/ nhiều cột: Chọn cột/ nhiều cột. Click chọn lần lượt:
[Format -> Column -> Hide]
Bỏ che một cột/ nhiều cột: Chọn vùng cột/ nhiều cột bị che . Click chọn lần
lượt: [Format -> Column -> Unhide]
Trường hợp che/bỏ che một hàng/nhiều hàng: làm tương tự.
Chọn một ô: Click chọn ô đó hoặc dùng các phím mũi tên di chuyển đến ô
đó.
Khóa/bỏ khóa một ô đã lựa chọn: Click nút hình tam giác kế địa chỉ cột.
Chọn một block (một block là một nhóm các ô nằm trong một hình chữ
nhật): Cách thứ nhất : Dùng con trỏ chuột để kéo rê từ một ô ở một góc đến
ô ở góc đối diện – Cách thứ hai: chọn ô ở một góc rồi kết hợp phím Shift+
phím mũi tên để chọn (Nên dùng cách này).
Giữ cứng một hàng/ một cột khi cuộn lên xuống bảng tính: Chọn ô kề dưới
hàng và kề bên phải cột đó. Click chọn lần lượt: [Window -> Freeze panes].
Bỏ giữ cứng một hàng/ một cột khi cuộn lên xuống: [Window -> Unfreeze
panes].
Tách một sheet thành 4 khung để duyệt các ô một cách độc lập: Click chọn
vị trí ô tại đó sẽ tách sheet. Click chọn lần lượt [Window -> Split]
Bỏ tách một sheet thành 4 khung duyệt các ô một cách độc lập: Click chọn
lần lượt [Window -> Remove Split]
Chọn màu dữ liệu
trong ô: Chọn ô và
click chọn ở nút đặt
màu chữ
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
6
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
Tô màu ô: Chọn ô (nhiều ô) và click chọn ở nút Fill color.
Chọn Font cho dữ liệu trong các ô:
- Click chọn ô cần xác định Font. Click chọn ở combo box Font.
Lưu ý:
Việc xếp thứ tự trong các bộ font tiếng Việt chưa được thống nhất.
Các dialog của Excel thường dùng font Arial là một bộ font
Unicode.
Vì vậy nên:
• Nếu không sợ nhầm lẫn trong bảng tính hoặc bị xếp thứ tự lung
tung (tức là chẳng có thứ tự gì cả!) thì nên dùng tiếng Việt
không dấu (mặc dù điều này rất khó coi!) hoặc chỉ nên dùng
Font Unicode.
• Chỉ sử dụng một bộ font cho toàn bộ bảng tính và tất cả các
bảng tính.
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
7
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
Chương 2: Nhập liệu, tính toán, định dạng bảng tính.
I.Nhập và điều chỉnh dữ liệu:
•Dữ liệu nhập cho mỗi ô đang được chọn. Nhập xong gõ phím mũi tên để sang qua ô
kế tiếp.
•Sửa chữa dữ liệu trong một ô: Chọn ô đó và gõ phím F2. Sửa xong phải nhấn phím
ENTER để xác nhận việc sửa chữa.
•Dữ liệu có chứa chữ cái thuộc bảng mẫu tự được xem là dữ liệu kiểu chữ (Text) và
được canh lề trái (mặc định). Nếu dữ liệu chỉ gồm các chữ số và có thể có một dấu
chấm thập phân (Ví dụ: 1234.56) mặc định được xem là kiểu số (Number). Nếu cần
thiết chuyển đổi trở về kiểu chữ, ta gõ thêm dấu nháy (‘) trước dữ liệu đó (Ví dụ:
‘1234.56).
- Nếu dữ liệu chỉ gồm các chữ số và có thể có một dấu chấm thập phân
(Ví dụ: 1234.56) mặc định được xem là kiểu số (Number) và được canh
lề phải.
- Đối với các version gần đây của Excel dãy kí tự gõ vào như 10/12/2006
được Excel tự động hiểu đó là dữ liệu kiểu ngày (Date). Tuy nhiên
người dùng phải xác định dạng hiển thị của vùng dữ liệu kiểu ngày (Vào
[Format -> Cells … chọn tab Number ] để định lại.
- Đối với các kiểu dữ liệu khác: (Xem lại chương 1)
•COPY dữ liệu: Chọn ô/ khối dữ liệu. Gõ CTRL+C. Khối dữ liệu này sẽ được cất vào
clipboard, sẳn sàng để copy. Dời tới vị trí cần copy, gõ CTRL+V. Có thể COPY qua
nhiều vị trí khác nhau. Bỏ dữ liệu đang cất trong clipboard bằng cách gõ phím
ESCAPE.
•Dời nguyên khối dữ liệu: Chọn khối dữ liệu cần di dời. Dùng con trỏ chuột kéo rê
cạnh của khối đến vị trí mới. Lưu ý: Việc di dời khối dữ liệu có thể có hoặc không làm
tự động cập nhật các tham chiếu đến khối dữ liệu này. Vì vậy chỉ nên di dời các khối
dữ liệu, nếu xét thấy cần thiết, trước khi xây dựng các công thức.
•Xóa bỏ một khối dữ liệu : Chọn khối dữ liệu cần xóa. Nhấn nút Delete.
•Trộn các ô với nhau: Chọn các ô
cần trộn (merge) với nhau. Nhấn
nút trên thanh công cụ. Các ô sẽ
được trộn với nhau. Lưu ý: Địa chỉ
của ô đã trộn này là địa chỉ của ô
đầu tiên trước đó. Nếu trong các ô
để trộn có nhiều dữ liệu riêng tại
mỗi ô thì sẽ có cảnh báo chỉ giữ lại
dữ liệu của ô góc trên trái (cảnh
báo: The selection contains multiple
values. Merging into one cell will keep the upper-left most data only). Việc trộn một
khối dữ liệu có thể làm sai lệch các tham chiếu (trong các công thức) đến các ô này
trước đó. Vì vậy để tránh làm sai lạc các kết quả phải hết sức cẩn thận khi trộn (tốt hơn
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
8
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
hết đừng trộn các ô dữ liệu dù giá
trị chúng có đồng nhất với nhau đi
nữa!). Hai hình kế bên là ví dụ về
tác động đến công thức ở ô E3 sau
khi trộn hai ô D2 và D3.
•Bỏ trộn một ô:
Nhấp vào ô đang bị
trộn. Nhấp tiếp nút.
Lưu ý: Dữ liệu trước đó của các ô
đã bị trộn không thể hồi phục được
•Khi dữ liệu nhập vào dài hơn chiều rộng của ô:
Dữ liệu kiểu Text: Văn bản sẽ tự động hiển thị tiếp tục trên các ô kế tiếp
bên phải nếu các ô này chưa có dữ liệu, bị che bớt nếu ô kế tiếp bên phải đã
có dữ liệu.
Dữ liệu kiể u Number hoặc General : Hoặc một dãy dấu rào (######## )
được hiển thị thay thế hoặc hiển thị dưới dạng Scientific.
Việc hiển thị này không ảnh hưởng gì đến kết quả tính toán. Muốn mở rộng
bề rộng cột cho vừa khít với chiều dài dữ liệu hãy nhấp đúp tại đường phân
cách cột tương ứng trên thanh chỉ số cột.
II.Định dạng bảng tính:
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
9
Bề rộng ô quá
nhỏ
Cũng dữ liệu trên
trong trường hợp
bề rộng ô đủ chỗ
Nhấp đúp tại đây
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
Chọn toàn bộ vùng bảng tính cần định dạng. Vào [Format -> Cells] chọn
thẻ Border và thực hiện tương tự như định dạng table trong MS Word.
III. Khái niệm địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối.
Mỗi ô, để có thể tham gia vào các phép tính, nghĩa là cho phép các ô khác tham chiếu
đến, được xác định bằng một địa chỉ. Có hai cách ghi địa chỉ ô:
- Địa chỉ tương đối: Mỗi ô được định địa chỉ bằng một cặp gồm chỉ số cột và chỉ số
hàng. Ví dụ: ô H5 (Cột H, Hàng thứ 5) ô J12 (Cột J, Hàng 12)
- Địa chỉ tuyệt đối: Nếu hàng hoặc cột (hoặc cả hai) được giữ cố định trong các phép
tính thì trước chỉ số hàng (hoặc cột) được ghi thêm dấu $. Ví dụ ô $H5, ô J$12, ô $C$7.
Mỗi block cũng được xác định bằng cặp địa chỉ ở các ô tại hai góc đối diện. Ví dụ block
A5:T17 hoặc block $C$2:$J$10. Chú ý đến dấu hai chấm (:) trong kí pháp này!
IV. Equation:
Một equation (công thức) là một biểu thức bắt đầu bởi dấu bằng (=), sau đó là các cặp
dấu ngoặc tròn, các kí hiệu phép tính số học +,-,*, /, kí hiệu phép kết nối text &, các tên
hàm, các địa chỉ ô được tham chiếu đến, các dấu phân cách, các dữ liệu.
Ví dụ:
Tại Ô J7 có công thức =(D7+3*H7)*$B$7+ SUM(A1:D10, E1:E6).
Công thức đó có nghĩa là:
Lấy giá trị tại ô D7 cộng với 3 lần giá trị tại ô H7. Lấy kết quả đó nhân với giá trị
tại ô $B$7. Được bao nhiêu đem cộng với tổng giá trị các ô trong hai khối
A1:D10 và E1:E6. Kết quả cuối cùng đặt tại ô J7.
Lưu ý không được tham chiếu lòng vòng (circular reference). Chẳng hạn tại ô J7 đã có
tham chiếu đến ô D7 thì tại ô D7 không được phép xây dựng một công thức tham chiếu
trở lại ô J7. Trừ một vài trường hợp, một tham chiếu kiểu lòng vòng sẽ được cảnh báo
và có thể cho kết quả sai ở cả hai ô!
V.Soạn thảo, điều chỉnh equation.
Soạn thảo:
Muốn đặt một công thức tại một ô. Đầu tiên gõ dấu bằng =. Sau đó gõ các kí hiệu toán
học hoặc các tên hàm. Tham chiếu đến mỗi ô (hoặc mỗi block) được thực hiện bằng
cách dùng con trỏ chuột click vào ô đó (hoặc dùng con trỏ chuột duyệt chọn block đó).
Tham chiếu đến một ô hoặc một block có địa chỉ tuyệt đối cũng thực hiện như trên
nhưng sau đó nhấn tiếp phím F4 để địa chỉ chuyển từ tương đối qua dạng địa chỉ tuyệt
đối.
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
10
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
Ví dụ trong hình bên đây cho
thấy công thức tại ô C2. Giá trị
tại C2 bằng A2+B2
Copy công thức qua ô
khác:
Dời con trỏ chuột đến nút hình
vuông nhỏ ở góc dưới phải của ô
đã có công thức cần được copy.
Con trỏ sẻ biến thành hình chữ
thập. Kéo rê con trỏ này qua suốt
vùng bạn định copy công thức
tới.
Các hình dưới đây cho thấy quá
trình copy công thức từ ô C2 qua các ô từ C3 đến C6
Điều chỉnh:
Việc điều chỉnh một công thức cũng giống như việc điều
chỉnh một ô dữ liệu thông thường: Chọn ô đó. Nhấn F2.
Sửa chữa công thức và cuối cùng nhấn phím ENTER
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
11
Bước 1
Bước 2
Kết quả
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
Xử lí lỗi:
1
Một công thức khi nhập vào có thể gây ra lỗi (hoặc không gây ra lỗi nhưng cho kết quả
sai). Các mắc mứu thường gặp là:
A) Sai cú pháp toán học (lỗi cú pháp – syntax eror):
- Phân bổ các cặp dấu ngoặc không đúng. Thừa hoặc thiếu dấu ngoặc đóng ). Thông
thường đối với lỗi này Excel có thể đề nghị tự động sửa lỗi giúp.
- Tham khảo đến một ô dữ liệu
không thích hợp đối với phép tính
tương ứng.
Hình bên cho thấy thông báo lỗi
#VALUE! do người dùng đã gõ
nhầm chữ O thay vì số 0 vào ô A2
nên gây ra lỗi cho phép tính số học
(A2+B2)
Hình bên đây cho thấy thông báo
lỗi #DIV/0! phát sinh do phép chia
A3/B3 khi B3= 0.
- Gõ sai dữ liệu:
Dữ liệu kiểu chữ trong
công thức phải được
đặt giữa hai dấu nháy
kép (“Text”). Trong
hình bên lỗi #NAME!
phát sinh do trong
công thức thay vì “A”
người dùng đã gõ A
(thiếu cặp dấu nháy
kép) nên Excel đã phát
hiện ra đây không phải
là dữ liệu loại Text.
Hình phía dưới là công
thức trong ô B2 đã
được sửa lỗi.
1
Phần này bạn đọc sau cũng được. Nhưng do đây mới chính là chỗ người học thắc mắc nhiều nhất nên
người viết đặt ở vị trí này cho dễ tham khảo.
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
12
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
Dữ liệu loại này cũng có thể sai do gõ dư dấu khoảng trống ở cuối dòng trong các ô dữ
liệu (mắt thường không nhận biết được). Cũng có thể sai do dùng nhiều Font chữ khác
nhau! Hai dữ liệu Text có thể hiển thị giống nhau nhưng thực chất là hai chuổi khác
nhau! Để tránh loại lỗi này nên:
a) Đừng quên cặp dấu nháy kép. Đừng gõ nhầm hai dấu nháy đơn thay cho một
dấu nháy kép.
b) Luôn luôn dùng thao tác COPY cho những dữ liệu text đồng nhất (giống) nhau.
c) Chỉ dùng một font chữ mà thôi cho toàn bộ bảng tính.
- Gõ sai dấu phân cách:
Bỏ sót dấu phân cách:
Việc bỏ sót dấu phân
cách trong công thức
có thể gây ra lỗi phần
giao giữa các vùng
dữ liệu. Hình bên đây
cho thấy lỗi #NULL!
xảy ra do trong công
thức tính tổng hai
vùng không giao
nhau. Hình thứ hai
cho thấy kết quả sau
khi đã sửa lỗi bằng
cách thêm dấu phết
(,) phân cách hai
vùng dữ liệu A1:B2
và C3:C5.
Dùng dấu phân cách
không đúng:
Dấu phân cách trong các công thức của Excel phụ thuộc định nghĩa trong Regional and
Language Setting của Hệ điều hành Windows (Xin xem lại chương 1). Đối với lỗi này
thông thường Excel chỉ thông báo mà không xác định rõ lỗi gì. Nếu đúng là lỗi này thì:
Hoặc: Sửa lại các dấu phân cách trong công thức.
Hoặc: Phải đóng Excel. Vào Regional and Language Setting để điều chỉnh. Mở
lại Excel để làm tiếp.
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
13
Sở Thủy sản Bến Tre / Trường Cao Đẳng Bến Tre
TÀI LIỆU TƯ VẤN CNTT
- Tham chiếu lòng vòng:
Đây không hẳn là một lỗi. Một
số trường hợp có thể buộc phải
tham chiếu lòng vòng. Tuy
nhiên sẽ có cảnh báo của
Excel.
Khoa Kỹ thuật – Công nghệ. Tổ bộ môn CNTT. Vương Đức Bình
14
Hình 1: B2 =3*A2 (tham chiếu đến A2)
Hình 2: A2 lại tham chiếu đến B2
Hình 3: Và cảnh báo của Excel.
Hình 4: Dấu hiệu có sự lòng vòng (Circular: B2)
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét