Phần mở đầu
Chìa khóa thành công cho các doanh nghiệp dù hoạt động trong bất kì lĩnh
vực nào cũng nằm ở công tác quản lý và hoạch định các nguồn lực. Bài toán quanr
trị nguồn lực luôn là những bài toán khó khăn phức tạp dành cho những nhà quản trị
doanh nghiệp. Muốn doanh nghiệp mình phát triển bền vững,có khả năng cạnh
tranh để tồn tại thì buộc các nhà quản trị trong doanh nghiệp phải giải quết tốt bài
toán về nguồn lực. Từ đó mới có thể phát huy tối đa năng lực của doanh nghiệp
mình.
Hiện nay để hỗ trợ cho công tác quản trị có rất nhiều các giải pháp phần
mềm, công nghệ kĩ thuật cao tích hợp được những phương pháp,quy trình hiệu quả
cho công tác quản lý. Một trong những giải pháp đó là giải pháp hoạch định nguồn
lực “Enterprise Resource Planning” viết tắt là ERP, chính là Hệ thống thông tin
quản lý doanh nghiệp. Đã có khá nhiều doanh nghiệp Việt Nam ứng dụn thành công
cho doanh nghiệp mình, và thu được những thành công đáng kể. Tuy nhiên không
phải doanh nghiệp nào cũng có thể đầu tư ứng dụng hệ phần mềm này, và không
phải doanh nghiệp nào cũng thành công khi đầu tư ERP
Bằng những kiến thức đã học từ môn học “Hệ thống thông tin quản lý” cùng
với sự hướng dẫn của giảng viên môn học, cô Nguyễn Thị Thanh Tâm, nhóm chúng
tôi quyết định chọn đề tài “Nghiên kứu ERP tại công ty cổ phần hợp tác kinh tế và
xuất nhập khẩu Savimex,viết tắt là SAVIMEX”.Để hiểu thêm về ERP, những lợi
ích ,quy trình ứng dụng thực tế của ERP vào các doanh nghiệp. Tuy nhiên với kiến
thức hạn hẹp, năng lực còn yếu kém vì vậy bài làm chắc chắn sẽ còn nhiều điểm
thiếu xót, rất mong cô và các bạn thông cảm, đóng góp ý kiến cho nhóm chúng tôi
hoàn thành tốt đề tài của mình.
Xin cảm ơn !
1
NỘI DUNG
Phần 1 : Tổng quan về công ty cổ phần Hợp tác
kinh tế và Xuất nhập khẩu Savimex .
Địa chỉ:194 Nguyễn Công Trứ, Quận 1, Tp. HCM
Điện thoại:84-(8) 381 000 17 / Fax:84-(8) 381 003
Email info@savimex.com
Website http://www.savimex.com
1.1 Lịch sử hình thành.
• Tiền thân là một doanh nghiệp Nhà nước thành lập ngày 29/08/1985, trực thuộc
Tổng công ty XNK Tổng hợp và Đầu tư (IMEXCO).
• Năm 1989, Công ty tách khỏi Tổng Công ty XNK Tổng hợp và Đầu tư
(IMEXCO) để trực thuộc ủy Ban Nhân Dân TPHCM ngày 22/11/1989 và trở thành
Công ty XNK trực tiếp.
• Năm 1992, Công ty quyết định chuyển từ kinh doanh XNK tổng hợp sang sản
xuất hàng xuất khẩu và dịch vụ.
• Tháng 04/1994, đổi tên thành Công ty Hợp tác Kinh tế và Xuất nhập khẩu
SAVIMEX, tên giao dịch quốc tế là Savimex Corporation, gọi tắt là SAVIMEX
theo quyết định số 1180/QĐ-UB-NC của UBND TPHCM ngày 22/04/1994.
• Ngày 1/6/2001, đổi tên thành Công ty CP Hợp tác kinh tế và XNK SAVIMEX.
• Ngày 9/5/2002 cổ phiếu của công ty niêm yết tại HOSE.
VĐL đến tháng 3/2009 là 102.574.500.000 đồng.
1.2 Lĩnh vực kinh doanh.
2
• Sản xuất kinh doanh, xuất khẩu đồ mộc gia dụng, gỗ chế biến, hàng gỗ trang trí
nội thất, nông sản, thủy hải sản, công nghệ phẩm.
• Xuất khẩu lương thực, thực phẩm chế biến lâm đặc sản, thủ công mỹ nghệ.
• Nhập khẩu máy móc nông ngư cơ, phân bón máy móc phụ tùng chế biến gỗ, hóa
chất, máy móc thiết bị và phương tiện vận chuyển, linh kiện điện tử, nhiên liệu,
nguyên vật liệu, phụ liệu, vật liệu xây dựng và hàng tiêu dùng.
• Xây dựng và trang trí nội thất, phát triển hạ tầng kỹ thuật đô thị, khu công
nghiệp, lâm nghiệp.
• Cho thuê nhà ở, văn phòng; kinh doanh nhà ở.
Tư vấn thiết kế và giám sát công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp.
1.3 Vị thế công ty.
• Về qui mô sản lượng xuất khẩu sản phẩm gỗ qua các năm gần đây, Savimex
chiếm tỷ trọng tương đối lớn, luôn chiếm vị trí trong 10 doanh nghiệp có kim ngạch
xuất khẩu lớn nhất VN.
Về qui mô công nghệ cao trong ngành tinh chế sản phẩm đồ gỗ thì Công ty Savimex
hiện nay là đơn vị hàng đầu tại Việt Nam.
1.4 Chiến lược Phát triển và Đầu tư
• Thị trường xuất khẩu: Ngoài thị trường Nhật công ty sẽ mở rộng xuất khẩu
sang thị trường Mỹ và EU.
Thị trường nội địa: Phát triển thị trường nội địa nhanh hơn thị trường xuất
khẩu và doanh số nội địa sẽ cân bằng với xuất khẩu trước năm 2010 (năm 2001
doanh số xuất khẩu 90%, nội địa 10%). Thị trường nội địa tập trung vào xây dựng
chung cư cho người lao động theo dạng 3 trong 1: Savimex đảm nhận xây dựng,
trang trí nội thất và trang bị đồ mộc cho căn hộ hoàn chỉnh với giá người lao động
có thể chấp nhận được với chất luợng kỹ thuật và mỹ thuật cao.
1.5 Các dự án lớn.
3
• Đầu tư bổ sung máy móc thiết bị (máy cắt tấm, máy dơn sóng, lò đốt )cho
xí nghiệp sản xuất bao bì. Chuẩn bị đầu tư cho nhà máy chế biến gỗ vào KCN.
Đầu tư các dự án địa ốc: Cao ốc căn hộ thương mại, Lạc long quân - Q1, Khu dân
cư P.Phú mỹ - Q7, Khu du lịch hồ Tuyền lâm - Đà lạt, Hoàn thiện thủ tục pháp lỹ
chuẩn bị đầu tư cho các dự án: Dự án cao ốc xanh đường Đào trí - Q7, Dự án khu
chung cư 6ha tại Q.12 và dự án 5ha tại Q.Thủ đức.
1.6 Triển vọng Công ty
• Việc áp đặt luật chống bán phá giá của Mỹ đối với đồ gỗ trung quốc (bộ
phòng ngủ), song song với việc khan hiếm nguồn nguyên liệu tại chỗ và nguồn lao
động tại các nước thuộc khối ASEAN, đã tạo ra xu hướng khách hàng tập trung tìm
kiếm nguồn cung ứng đồ gỗ tại Việt nam ngày càng tăng.
• Việt nam chuẩn bị gia nhập WTO, với nền kinh tế liên tục tăng trưởng cao,
đầu tư nước ngòai tăng mạnh, đã tạo ra nhu cầu ngày càng cao về đồ gỗ, trang trí
nội thất và nhà ở.
• Sản phẩm đồ gỗ nội thất của Công ty đã được UBND Thành phố xét chọn
làm sản phẩm công nghiệp chủ lực của Thành phố đã tạo tiền đề cho Công ty mở
rộng thị trường và có ưu thế cạnh tranh hơn hẳn các doanh nghiệp trong ngành.
Các điều kiện về môi trường, công nghệ cao, tay nghề công nhân cao, công nghệ
quản lý hiện đại và thị trường cơ bản (Nhật) ổn định, đã góp phần tạo sự phát triển
ổn định và bền vững của Công ty.
1.7 Rủi ro Kinh doanh chính và đối thủ cạnh tranh.
• Chính sách về đất đai, thủ tục pháp lý phức tạp và thường thay đổi đã làm
chậm tiến độ triển khai các dự án nhà ở của Công ty.
• Thị trường của Savimex chủ yếu tập trung xuất khẩu sang thị trường Nhật,
Mỹ, nên chịu ảnh hưởng bởi một số sắc thuế nhập khẩu.
• Nguồn nguyên liệu của Savimex chủ yếu nhập khẩu từ Mỹ, Thái Lan, Trung
Quốc, Malaysia, Thụy Điển… thời gian nhập khẩu khoảng 30 ngày. Do đó công ty
có thể gặp phải rủi ro về biến động giá cả.
4
Trong lĩnh vực kinh doanh BĐS công ty chưa có kinh nghiệm nên gặp rất
nhiều khó khăn về năng lực chuyên môn, tài chính.
Phần 2 Tổng quan về ERP
2.1 ERP là gì ?
ERP được định nghĩa là một hệ thống ứng dụng đa phân hệ” (Multi Module
Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều
hành tác nghiệp . Bản chất ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng
đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và tác nghiệp.
Giải pháp ERP cung cấp cho các nhà quản lý doanh nghiệp khả năng quản lý và
điều hành tài chính – kế toán, quản lý vật tư, quản lý sản xuất, quản lý kinh doanh
và phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý
nhân sự, các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo, .v.v. Thêm vào đó, như một
đặc điểm rất quan trọng mà các giải pháp ERP cung cấp cho các doanh nghiệp, là
một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả
năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các
nhân viên.
2.2 Lợi ích của ERP.
o Hỗ trợ nhân viên kế toán phải trả tăng khả năng kiểm soát hóa đơn và
quản lý quá trình thanh toán, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và loại
trừ sự phụ thuộc của họ vào máy tính đối với những công việc đó.
o Giảm bớt khối lượng các văn bản giấy tờ thông qua việc hỗ trợ các định
dạng trực tuyến cho phép cập nhật và truy xuất thông tin một cách nhanh
chóng.
3. Có thông tin phục vụ mục tiêu kinh doanh kịp thời nhờ việc cập nhật
ghi sổ các giao dịch hàng ngày thay vì hàng tháng.
o Tăng độ chính xác của thông tin nhờ khả năng thể hiện thông tin tốt hơn
với đầy đủ các thông tin chi tiết.
5
o Kiểm soát chi phí hiệu quả.
o Đáp ứng và theo dõi khách hàng nhanh hơn.
o Hiệu quả hơn trong việc quản lý tiền mặt thông qua việc giảm chễ hạn
giao hàng và thúc đẩy quá trình khách hàng thanh toán.
o Hỗ trợ theo dõi và có các giải pháp nhanh hơn, tốt hơn với các bộ câu
truy vấn.
9. Cho phép khả năng đáp ứng nhanh các thay đổi trong quá trình hoạt
động kinh doanh và các điều kiện trên thị trường.
o Giúp doanh nghiệp có được lợi thế cạnh tranh nhờ việc hoàn thiện các
quá trình kinh doanh.
o Tăng khả năng liên kết về nhu cầu cung ứng giữa các địa điểm ở xa và
với các chi nhánh ở các nước khác nhau.
o Thống nhất về thông tin khách hàng trên mọi ứng dụng.
o Nâng cao hiệu quả hoạt động mang tính quốc tế thông qua việc hỗ trợ
nhiều chính sách thuế, cơ chế về ngân hàng, các biểu mẫu chứng từ hóa
đơn, hỗ trợ đã tiền tệ, đa kỳ kế toán và đã ngôn ngữ.
o Nâng cao khả năng truy cập và quản lý thông tin xuyên suốt toàn doanh
nghiệp.
6
2.3 So sánh ERP với một số hệ thống khác
SO SÁNH GIỮA 3 HỆ THỐNG
ERP
CRM
ISO 9000
Mục đích
Hoạch định các nguồn lực
đang có, làm tăng hiệu quả
kinh doanh.
Duy trì và tìm kiếm mới
các nguồn lực là khách
hàng.
Quản lý chất lượng trong
toàn bộ quá trình sản xuất
kinh doanh
Đối tượng
Các nguồn lực của DN như:
tài chính, vật tư, hàng hoá,
tài sản, nhân công
Khách hàng chưa mua,
đã mua, đang mua và sẽ
mua sản phẩm
Hệ thống quản lý thể hiện
trên: văn bản, quy trình,
hướng dẫn
Định hướng
Tới các mối quan hệ giữa
các nguồn lực bên trong
của DN
Tới các mối quan hệ
giữa các nguồn lực và
khách hàng của DN
Tới tổng thể các mối quan
hệ bên ngoài và bên trong
DN
Công cụ thực hiện
CNTT
CNTT
Tất cả công cụ phục vụ
quản lý
Thủ tục, quy trình
Do nhà quản lý xây dựng và
được thực hiện tự động
bằng PM
Do nhà quản lý xây dựng
và được thực hiện tự
động bằng PM
Do nhà quản lý xây dựng
và thể hiện bằng văn bản
Đánh giá kết quả
Hiệu quả kinh doanh bằng
định lượng
Lợi ích của DN bằng định
lượng và định tính
Định tính, đánh giá theo
mức độ phù hợp
Thành phần
EFFECT (ERP)
VENUS (CRM)
Kế toán
Có
Một phần
Quản lý khách hàng
Một phần
Có
Quản lý đơn hàng
Có
Có
Quản trị sản xuất
Có
Không
Quản lý nhân sự
Có
Một phần
Quản lý trang thiết bị
Có
Không
Marketting
Không
Có
Lịch làm việc
Một phần
Có
Web-based
Có
Có
Phân tích, tổng hợp, dự báo
Có
Có
Công cụ tìm kiếm khác
Có
Có
Công cụ tạo báo cáo
Có
Có
7
2.4 Quy trình triển khai.
Giai đoạn 1: Ý tưởng.
Ý tưởng là yếu tố căn bản đầu tiên để nhà quản trị doanh nghiệp có thể đưa
ra các quyết định đúng đắn. Thiếu ý tưởng, các bước đi tiếp theo vẫn có thể thực
hiện được, nhưng kết quả mang lại sẽ không cao, hoặc có thể chẳng đi đến đâu.
Điều này ví như một vị tướng, có thể xây dựng chiến lược, chiến thuật cho một đội
quân và cùng ba quân xung trận nhưng những chiến lược, chiến thuật ở đây đều
được xây dựng và thực hiện một cách máy móc, khuôn phép, không có bản sắc của
một tư duy sáng tạo. Ý tưởng có thể xuất hiện trong một chuyến du lịch, có thể nằm
sau làn khói nhẹ nhàng của một chén trà,…Càng tỉnh táo, càng lặng mình, ý tưởng
càng dồi dào, càng sáng suốt! Ý tưởng đối với việc triển khai và ứng dụng ERP
cũng thế, rất đa dạng, liên quan đến nhiều lĩnh vực, nhiều sự lựa chọn,… Ở đây, ý
tưởng có thể là một sự bắt đầu hoặc đã từng có, nhưng chưa được thực hiện và dĩ
nhiên nó xoay quanh vấn đề: Doanh nghiệp và ERP.
Làm sao để nắm được đầy đủ thông tin của các khách hàng? Chỉ cần nhấn
“Enter” là biết ngay được doanh thu bán hàng trong ngày! Đánh giá khả năng làm
việc của nhân viên theo những tiêu chí nào thì hợp lý?,… Đó là những câu hỏi,
những suy nghĩ có thể phục vụ cho quá trình nảy sinh và hoạt động của ý tưởng.
Đôi khi chỉ cần quan sát việc sử dụng máy tính của nhân viên, nhưng tờ báo cáo
hàng tháng mà ý tưởng sử dụng một phần mềm quản lý, sắm sửa trang thiết bị tin
học nào đó,…sẽ xuất hiện trong đầu nhà quản lý. Ý tưởng thường đến từ những vấn
đề đơn giản mặc dù quá trình hoàn thiện ý tưởng thường khó khăn và phức tạp hơn.
Giai đoạn 2: Hoàn thiện ý tưởng: Xây dựng chiến lược, lập mục tiêu,
vạch định hướng.
Cần phải hoàn thiện ý tưởng, bởi không hoàn thiện, ý tưởng chỉ là những làn
gió nhẹ thoảng qua và không để lại một dấu ấn gì cả. Ý tưởng thường bùng lên như
ngọn lửa, lửa thì không bao giờ cháy được ở trong chân không! Cần phải có môi
trường, cần phải có những điều kiện để cho ý tưởng bùng cháy và trở thành những
8
điều có ích trong thực tế. Xây dựng chiến lược, lập mục tiêu, vạch định hướng là
công việc cần thiết để làm cho ý tưởng có điều kiện bay cao, bay xa.
Xây dựng chiến lược để làm nền tảng cho những đường đi nước bước trong suốt
quá trình. Các chiến lược được đề xuất, lựa chọn cần phải dựa trên sự phân tích đầy
đủ, chính xác các nguồn lực của doanh nghiệp: con người, qui trình sản xuất kinh
doanh, thực trạng ứng dụng tin học,…
Lập mục tiêu để biết được cái đích mà mình cần đạt được.
Định hướng để có được một con đường đi đúng đắn, khi đã có chiến lược và mục
tiêu, định hướng sẽ giúp cho ý tưởng có điều kiện để hoàn thiện trong thực tế.
Ở giai đoạn này, doanh nghiệp có thể tạo lập các tài liệu, bảng biểu, sơ đồ,… để hỗ
trợ cho việc lập kế hoạch dự án, dự kiến nguồn lực tham gia, ước lượng tiến độ thực
hiện, dự trù ngân sách tài chính,…Những công việc này sẽ giúp cho doanh nghiệp
thấy được hiện trạng của mình: điểm mạnh, điểm yếu, khả năng thực hiện, để từ đó
có thể đưa ra những quyết định hợp lý cho quá trình thực hiện tiếp theo.
Giai đoạn 3: Thực hiện: Tìm hiểu, tiếp cận, đánh giá và lựa chọn giải
pháp.
Ý tưởng sau khi đã được hoàn thiện, vẫn chỉ là những ghi chép, lưu trữ trên
một hệ thống giấy tờ hoặc các sơ đồ thiết kế, bảng kế hoạch, mô tả dự án trên màn
hình máy tính. Đã đến lúc doanh nghiệp cần phải mạnh mẽ, quyết liệt để thực tế hóa
ý tưởng ban đầu của mình. Một số công việc, doanh nghiệp cần phải thực hiển ở
giai đoạn này:
Tìm nhà tư vấn giải pháp.
• Tiếp cận các phần mềm mà nhà tư vấn giới thiệu hoặc tự mình tìm hiểu
được.
• Đánh giá, so sánh và lựa chọn phần mềm: đây là những công việc hết sức
quan trọng, liên quan đến rất nhiều yêu cầu: chi phí, chất lượng, khả năng thích
ứng,…
• Thương lượng với các nhà cung cấp giải pháp.
9
• Quyết định sẽ sử dụng phần mềm nào thích hợp với doanh nghiệp mình
nhất.
Giai đoạn 4: Triển khai, thử nghiệm.\
Sau khi đã quyết định lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp sẽ bước vào giai
đoạn triển khai và chạy thử nghiệm chương trình. Đây là giai đoạn khó khăn nhất
đối với bản thân doanh nghiệp, sự thành công hay thất bại phụ thuộc rất nhiều vào
kết quả của giai đoạn này. Nếu triển khai, thử nghiệm một cách nửa vời, không đi
đến đâu sẽ vừa tốn chi phí, vừa mất thời gian mà chẳng mang lại một kết quả nào
ngoài một số “kinh nghiệm” được tích lũy thêm. Ở giai đoạn này, những vấn đề
thực tế trong hoạt động của doanh nghiệp sẽ được đối chiếu vào các chức năng của
phần mềm: tính hợp lý, khả năng phù hợp,…sẽ giúp nhà quản lý thấy được những
yêu cầu mà phần mềm chưa đáp ứng được. Đây cũng là khoảng thời gian, nguồn
nhân lực trong doanh nghiệp được tiếp cận với những yêu cầu quản lý mới, qui củ
hơn. Một số điểm cần lưu ý trong quá trình triển khai và thử nghiệm:
• Chọn phương án triển khai phù hợp với hiện trạng của doanh nghiệp.
• Thiết lập, đồng bộ, chỉnh sửa hoặc đổi mới hệ thống máy tính, mạng và các
thiết bị phần cứng nếu có yêu cầu.
• Kiểm tra tất cả các tính năng có trong giải pháp.
• So sánh, đối chiếu chức năng hoạt động của phần mềm và các nghiệp vụ sản
xuất-kinh doanh thực tế.
• Ghi nhận các lỗi và yêu cầu nhà cung cấp giải pháp giải đáp những điểm
còn vướng mắc.
Một điều đặc biệt chú ý: giai đoạn triển khai và thử nghiệm giải pháp là giai đoạn rất
quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của quá trình ứng dụng ERP. Trong thực
tế, nhiều doanh nghiệp đã đi đến bước này và không thể tiến hơn được nữa, đành phải
tạm dừng và chấp nhận những thiệt hại về thời gian, chi phí đã phải bỏ ra.
10
Giai đoạn 5: Vận hành và ứng dụng thực tế.
Nếu những bước triển khai ban đầu và thử nghiệm thành công, doanh nghiệp
sẽ vui mừng đưa phần mềm vào vận hành và quản lý các hoạt động sản xuất - kinh
doanh một cách thực tế. Đây là giai đoạn, doanh nghiệp có thể thấy được những kết quả
tốt hơn trong quá trình hoạt động của mình. Doanh nghiệp sẽ vừa hoạt động vừa bắt
đầu hướng tới những giải pháp hỗ trợ để tăng thêm tính hiệu quả mà hệ thống quản lý
đang mang lại. Đây là giai đoạn mà nhiều người cho rằng đã thành công ít nhiều…
Giai đoạn 6: Nâng cấp, phát triển, tái đầu tư.
Theo thời gian, sự vật, hiện tượng có thể thay đổi. Yêu cầu quản lý, các
nghiệp vụ chức năng cũng không nằm ngoài yếu tố khách quan này. Điều quan trong là
doanh nghiệp cần phải nhìn thấy được và đưa ra những quyết định hợp lý. Một hệ
thống phần mềm hoạt động lâu ngày cần được nâng cấp, cải tiến những chức năng đã
có; mở rộng thêm những chức năng mới. Lúc này, doanh nghiệp không nên tự mãn với
những thành công ít nhiều ở giai đoạn 5 mà cần có thêm đường hướng để tái đầu tư và
phát triển hệ thống quản lý đang vận hành của mình.
Phần 3 Ứng dụng ERP tại SAVIMEX
3.1 Lý do ứng dụng
• DN bắt đầu có khối lượng giao dịch kinh doanh tăng nhanh, lượng hàng xuất kho
và hóa đơn xuất tăng nhanh hơn việc nắm bắt thông tin để điều hành của lãnh đạo
đơn vị. Các sai sót thường bắt đầu xảy ra ở các khâu nhập kho, xuất kho, giao hàng,
nhầm lẫn thông tin giữa hóa đơn và hàng xuất các khách hàng trung thành bắt đầu
kêu nhiều hơn.
• DN bị canh tranh gay gắt, lợi nhuận giảm xuống và các yêu cầu về tiết kiệm chi
phí, hợp lý hóa quy trình quản lý được đặt lên bàn của ban lãnh đạo DN.
11
• DN đang phát triển tốt, lợi nhuận cao và muốn mở rộng quy mô sản xuất, kinh
doanh sang nhiều lĩnh vực khác.
• DN xuất khẩu hoặc muốn mở thị trường ra nước ngoài cũng như kết hợp với các
đối tác quốc tế để hợp tác kinh doanh. Các khách hàng và đối tác đòi hỏi DN có mô
hình quản lý tương thích theo thông lệ thế giới.
• DN đang hoạt động với bộ máy quản lý cồng kềnh, hiệu quả kém và đang trong
quá trình tái cấu trúc cơ cấu quản lý.
Các hệ thống phần mềm, chương trình,quy trình quản lý cũ không còn đáp ứng
được yêu cầu quản lý nữa. Cần phải có một quy trình quản lý mới tiên tiến phù hợp.
Từ việc tìm hiểu, được tư vấn Phòng CNTT của Savimex quyết định chọn giải Pháp
ERP.
3.2Tích hợp CNTT tại Savimex trước khi ứng dụng ERP
Chủ yếu thực hiện quy trình quản lý thủ công (khoảng 80%) có sự hỗ trợ của
phương tiện công nghệ ( 20%).
Các phầm mềm tích hợp phổ thông, như Bộ office ( word, excel, access ) các
chương trình kế toán, phần mềm báo cáo thuế, một số phần mềm quản lý hồ sơ công
văn, nhân sự, hàng bán nhỏ. Các phần mềm này chưa tạo được sự liên kết thành một
hệ thống. Vì vậy tốc đọ lưu chuyển, xử lý thông tin thấp chưa dồng bộ. Tồn tại
nhiều bất cập trong quản lý, bảo mật và dồng bộ thông tin.
Nhận thấy những yêu cầu phải thay đổi, cải tiến quy trình sản xuất, doanh
nghiệp đã đầu tư nâng cấp công nghệ, phần mềm hộ trợ quản lý ngay sau đó. Từ
1995 – 2003 đã 4 lần doanh nghiệp đầu tư vào ERP nhưng đều thất bại do nhiều
nguyên do. Bài học kinh nghiệm 1 tỷ đồng đã giúp doanh nghiệp ứng dụng thành
công giải pháp ERP sau này
3.3Triển khai ERP lần 5
Bốn lần thất bại của Savimex đưa đến bài học: Đầu tư ERP không phải là áp
đặt quy trình cũ vào ERP mà phải cải tiến để hội nhập theo chuẩn quản lý quốc tế.
Chính vì thế, Savimex đã chọn gói ERP của Oracle (được soạn phù hợp với DN vừa
12
và lớn của khu vực Đông Nam Á) và Trung Tâm Dịch Vụ ERP FPT (FES-FPT ERP
Service Center) làm nhà tư vấn triển khai 5 module (tài chính; quản lý kho; mua
hàng; bán hàng và sản xuất) thử nghiệm cho khối văn phòng và nhà máy Savimex.
Tổng đầu tư 2 tỷ đồng, trong đó riêng PM là 1,4 tỷ đồng. Sau một năm bảo hành
miễn phí kể từ lúc nghiệm thu, mỗi năm tiền bảo trì hệ thống Savimex phải trả là
6% giá trị hợp đồng (khoảng 75 triệu đồng). FES dành 6 tháng để khảo sát, đánh giá
hiện trạng, tìm giải pháp dung hòa giữa sự cứng nhắc của chương trình và thực tế
công việc của DN.
Thời gian triển khai 02/2004
Các giai đoạn gồm :
Giai đoạn 1 : Nghiên kứu khảo sát : thời gian 6 tháng
Giai doạn 2 : Ứng dụng vào quản lý hàng bán, tồn kho : Thời gian 1 năm
Giai đoạn 3 : Ứng dụng các bộ phận khác.1 năm
Giai đoạn 4 : Nâng cấp phát triển tái đầu tư:
Chi phí : Tổng chi phí 2 tỷ: Gồm
• Chi phí bản quyền .
• Chi phí triển khai và chuyển giao hệ thống .
• Chi phí bảo hành và bảo trì hệ thống .
• Chi phí cho phần cứng và hạ tầng truyền thông .
• Chi phí nội bộ DN (các khoản phát sinh do thay đổi cấu trúc, tiền lương, tiền
thưởng nhân viên, tiền làm thêm giờ )
Trong đó có thể tóm gọn lại gồm
Phần mềm : 1,4 tỷ
Phần cứng : 0,5 tỷ
Chi phí khác: 0,1 tỷ
13
3.4 Khó khăn và Khắc phục
3.4.1 Khó khăn
Qui trình mới khi triển khai ERP lại gặp sự phản đối từ các đơn vị cơ sở khi
họ buộc phải thay đổi hàng loạt các qui trình đã làm lâu nay, số liệu theo ERP lại
không khớp với số liệu của cách làm cũ.
Khi bắt tay vào thực hiện thì xáo trộn hoạt động bởi sự khác biệt giữa qui trình cũ
và mới.
Là đơn vị có niêm yết trên thị trường chứng khoán nên để đảm bảo hoạt
động, Savimex phải thực hiện cùng lúc 2 hệ thống quản lý để đối chiếu, đề phòng
trục trặc số liệu. Khối lượng công việc tăng, công ty phải chi tiền bồi dưỡng làm
ngoài giờ cho nhân viên. Đây là giai đoạn hết sức khó khăn cho toàn hệ thống công
ty. Công việc quá tải. Áp lực lên cấp lãnh đạo ngày càng nhiều. Tâm lý công nhân
viên dao động, căng thẳng.
3.4.2 Khắc phục
Giám đốc CNTT của Savimex, nguyên nhân thất bại là lực lượng triển khai
quá mỏng, đội ngũ tư vấn thiếu kiến thức quản trị, thời gian khảo sát DN quá ngắn,
chỉ chú trọng đầu tư thiết bị, đi thẳng vào cài đặt chương trình mà không xây dựng
kế hoạch tổng thể; sự cả nể, chiều theo ý DN của chuyên gia tư vấn trong quá trình
phân tích… Ngoài ra, qui trình mới khi triển khai ERP lại gặp sự phản đối từ các
đơn vị cơ sở khi họ buộc phải thay đổi hàng loạt các qui trình đã làm lâu nay, số
liệu theo ERP lại không khớp với số liệu của cách làm cũ.
Bốn lần thất bại của Savimex đưa đến bài học :Đầu tư ERP không phải là áp
đặt quy trình cũ vào ERP mà phải cải tiến để hội nhập theo chuẩn quản lý quốc tế.
Chính vì thế, Savimex đã chọn gói ERP của Oracle (được soạn phù hợp với DN vừa
và lớn của khu vực Đông Nam Á) . Đồng thời có kế hoạch triển khai cụ thể rõ ràng
hơn tránh sai lầm như những lần triển khai trước. . Từ tháng 2/2004, công ty tổ chức
nhiều cuộc họp phân tích và ra các qui định bắt buộc thực hiện từ các cấp lãnh đạo,
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét