Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
phạm vi nhiệm vụ của mình hoặc ký các văn bản của công ty khi đợc giám đốc uỷ
quyền.
Đợc chủ động tìm đối tác kinh doanh, đợc quyền đề xuất tới giám đốc công ty
để tham gia một phần hoặc toàn bộ dịch vụ trong những trờng hợp có hiệu quả và
đúng với pháp luật, đợc đề nghị sử dụng vốn tự có hoặc vốn vay của công ty vào
các dịch vụ có hiệu quả đợc giám đốc công ty thừa nhận và duyệt phơng án kinh
doanh.
III. Các mặt hàng kinh doanh, khách hàng và nhà cung cấp chủ yếu của chi
nhánh.
1. Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của chi nhánh vật t vận tải và xếp dỡ.
Tại chi nhánh hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá diễn ra thờn xuyên, trong đó
chủ yếu là nhập khẩu. Hiện nay chi nhánh là đại diện duy nhất của công ty tại Hà
Nội. Do đó, mọi nhu cầu về hàng nhập khẩu công ty thờng giao cho chi nhánh tổ
chức thực hiện. Bên cạnh việc ký kết các hợp đồng nhập khẩu theo sự chỉ đạo của
công ty, chi nhánh còn đợc phép tự thực hiện các hợp đồng với các tổ chức, doanh
nghiệp bên ngoài.
Vì là đơn vị trực thuộc ngành than, nên các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là các
vật t thiết bị, dầu mỡ phục vụ ngành than nh:
+ Cáp điện phòng nổ dùng trong hầm mỏ.
+ Phụ tùng máy cào đá.
+ Chân máy khoan
+ Bộ tời kéo
+ Cầu giao phòng nổ
+ Khởi động từ
5
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
+ Vật t phụ tùng cột chống thuỷ lực
+ Vật t thiết bị cho lò chợ cột thuỷ lực
+ Vật t thiết bị sửa chữa cột thuỷ lực
+ Động cơ điện phòng nổ ba pha xoay chiều.
+ Các loại dầu gốc nh: dầu gốc BS 150, dầu gốc SN 150
2. Khách hàng chủ yếu.
Do đặc thù của các mặt hàng nhập khẩu chỉ phục vụ cho một nhóm các đơn vị,
xí nghiệp, nên việc nhập khẩu chủ yếu dựa vào tình hình khai thác, sản xuất của
từng đơn vị. Chi nhánh không chủ động đợc các mặt hàng nhập khẩu mà chủ yếu
dựa vào các hợp đồng để từ đó tổ chức nhập khẩu. Các kách hàng chủ yếu của
công ty là:
+ Xí nghiệp vật t vận tải Cẩm Phả
+ Công ty than Vàng Danh
+ Công ty than Mạo Khê
+ Công ty than Uông Bí
+ Công ty than Hạ Long
+ Công ty than Khe Chàm
+ Nhà máy cơ khí Mạo Khê
3. Các nhà cung cấp chính.
Mặc dù mới tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu đợc tám năm, chi nhánh đã
tạo và duy trì đợc mối quan hệ tốt với nhiều bạn hàng ở một số nớc.Thông qua việc
tham quan trực tiếp dây truyền công nghệ, việc kiểm tra chất lợng của các mặt
hàng nhập khẩu chi nhánh đã hợp tác lâu dài với một số nhà cung cấp chủ yếu nh
6
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
+ Công ty DAYTON ( Nga )
+ Công ty SIMEX ( Hàn Quốc )
+ Công ty thiết bị toàn bộ than Trung Quốc
+ Công ty xuất nhập khẩu than Quảng Tây
+ Công ty DARYAR Đài Loan
+ Công ty mậu dịch quốc tế Liêu Ninh
+ Công ty trách nhiệm hữu hạn Tân Nguyên, Trung Quốc
IV. Đặc điểm về tổ chức quản lý của doanh nghiệp.
1. Các phòng ban.
Vì là đại diện của công ty tại Hà Nội, tham gia chủ yếu và các hoạt động xuất
nhập khẩu và kí kết các hợp đồng kinh tế, nên cơ cấu tổ chức quản lý đợc bố trí
một cách gọn gàng nhất tránh cho bộ máy quản lý kồng kềnh, tận dụng hết dợc
khả năng làm việc của bán bộ công nhân viên của chi nhánh
Kể từ ngày thành lập đến nay, số lợng phòng ban của chi nhánh không có gì
thay đổi. Bao gồm 5 phòng ban.
+ Ban lãnh đạo gồm: 01 Giám đốc
01 Phó giám đốc
+ Phòng kế toán : 04 nhân viên cả kế toán trởng.
+ Phòng kế hoạch : 06 nhân viên
+ Phòng tổng hợp : 05 nhân viên
+ Ban thu hồi công nợ: 03 nhân viên
2. Nhiệm vụ của các phòng ban
7
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Do các phòng ban đợc bố trí nh trên, nên nhiệm vụ của các phòng ban dợc quy
định một cách cụ thể. Trởng phòng là ngời chịu trách nhiệm cao nhất có nhiệm vụ
đôn đốc, giám sát nhân viên dới quyền trong việc hoàn thành các nhiệm vụ đợc
giao đồng thời báo cáo tình hình hoạt động của phòng ban mình cho giám đốc.
Hàng tuần vào ngày thứ hai, giám đốc cùng các trởng phòng luôn co một cuộc
họp nhằm đáng giá nhận xét tình hình của chi nhánh trong một tuần làm việc. Từ
đó, giám đốc có nhiệm vụ báo cáo lại tình hình với công ty.
Nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban.
Giám đốc chi nhánh:
- Chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty về toàn bộ hoạt động của cán bộ công
nhân viên chi nhánh và mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
- Phối hợp với các đơn vị phòng ban trong công ty để hoàn thành nhiệm vụ dợc
giao dồng thời chịu sự kiểm tra, hớng dẫn hộ trợ của các phòng ban nghiệp cụ để
đảm bảo thực hiện đúng các quy định của Nhà Nớc của tổng công ty trong hoạt
động sản xuất kinh doanh của chi nhánh
phòng kế hoạch
Nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng, tham gia vào các giao dịch, ký kết hợp đồng.
Tổ chức việc tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu, giao hàng cho công ty, cho khách
hàng theo đúng quy định
Phòng kế toán
Là phòng ban không thể thiếu trong bất kỳ một doanh nghiệp nào dù quy mô lớn
hay nhỏ. Nhiệm vụ của nó là:
Theo dõi, quản lý tình hình tài chính của đơn vị.
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính,
tiến hành thu nộp, tính toán, kiểm tra việc gìn gĩ và sử dụng các loại tài sản, tiền
8
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
vốn, kinh phí phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành vi lãng phí, vi phạm
chinh sách, chế độ tài chính của nhà nớc.
Phản ánh giám đốc các nghiệp vụ nhập xuất, thanh toán, thu hồi kịp thời công
nợ trong mỗi thu vụ nhập xuất hàng hoá.
Hàng tháng, quý cuối năm kế toán trởng có trách nhiệm quyết toán báo cáo cho
công ty, chịu trách nhiệm trớc giám đốc chi nhánh, giám đốc công ty về trách
nhiệm của mình.
Ban thu hồi công nợ
Có nhiệm vụ cùng với phòng kế toán theo dõi các khoản nợ của các khách hàng,
tiến hành thu hồi các khoản nợ theo đúng thời hạn.
Hiện nay số nhân viên trong ban thu hồi công nợ là 03 ngời. Với tình hình hiện
nay của chi nhánh thì số nhân viên biên chế trong ban này gặp rất nhiều khó khăn
trong công tác thu hồi công nợ, các khoản nợ thu hồi đợc so với số tiền khách hàng
nợ là rất nhỏ.
IV. Một số chỉ tiêu phản ánh quá trình phát triển của chi nhánh vật t Hà Nội
Dới đây là một số chỉ tiêu phản ánh trong Báo cáo tài chính ba năm gần đây:
2001, 2002, 2003 của chi nhánh
9
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003
TSLĐ và đầu t ngắn hạn 169.481.054.304 91.223.617.840 85.908.256.103
TSCĐ và đầu t dài hạn 218.506.506 186.764.677 121.952.514
Tổng tài sản 169.699.560.810 91.410.382.517 85.030.208.617
Nợ phải trả 169.213.487.534 90.806.494.916 85.194.358.256
Nguồn vốn chủ sở hữu 486.073.276 603.887.601 835.850.361
Tổng nguồn vốn 169.699.560.810 91.410.382.517 86.030.208.617
Tổng doanh thu thuần 210.224.224.570 41.767.346.187 15.020.493.790
Giá vốn 200.753.360.028 40.317.155.024 14.018.074.143
Lợi nhuận gộp 9.470.864.524 1.450.191.163 1.002.419.647
Chi phí bán hàng 10.179.851.729 1.557.955.566 1.203.135.091
Lợi nhuận từ HĐKD -708.987.187 -107.764.403 -200.715.444
Lợi nhuận từ HĐTC -3.685.046.981 -4.813.914.255
Lợi nhuận từ HĐBT -8.417.424 695.798.301 -347.100.607
Thu nhập trớc thuế -482.594.347 -3.097.013.083 -5.361.730.306
Nhận xét.
Vì là đơn vị trong lĩnh vực thơng mại, chủ yếu tham gia xuất nhập khẩu nên tình
hình tài sản, nguồn vốn có nhiều nét khác biệt với các doanh nghiệp sản xuất.
Tài sản chủ yếu để kinh doanh là vốn vay. Nên tài sản cố định của chi nhánh
chiếm một phần rất nhỏ trong tổng số tài sản. là đơn vị trực thuộc nên tài sản cố
định chủ yếu do công ty cấp, việc thanh lý nhợng vbán cũng do công ty quyết định.
Hàng năm, vào đầu kỳ chi nhánh có nhiệm vụ lập bảng trích và sử dụng khấu hao
nộp cho công ty.
Tài sản lu dộng chiếm đa số trong tổng tài sản, ở chi nhánh trong 3 năm gần đây
các khoản phải thu của khách hàng là rất lớn.
Tiền để tham gia các hoạt động chủ yếu là tiền vốn tự có tại ngân hàng hoặc do
đi vay, tiền mặt tại quỹ là rất hạn chế.
Các khoản phải thu lớn chứng tỏ chi nhánh đang bị khách hàng chiếm dụng vốn,
khả năng thu hồi công nợ để trả tiền vay là rất khó khăn, đẩy chi phí hoạt động tài
10
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
chính nên cao (năm 2003: 4.934.938.965 đồng) vì vậy, mặc dù hoạt động có tăng
nên qua các năm nhng thu nhập của hoạt động này vẫn âm. nguyên nhân chủ yếu
theo thuyết minh báo cáo tài chính là do hậu quả của những năm trớc 2001 để lại
và sự cố tài chính năm 2002.
Thị trờng ngày càng thu hẹp do vốn không có nên không chủ động đợc đã bỏ lỡ
nhiều cơ hội kinh doanh. Hiện nay chi nhánh đang dần khắc phục tình hình tài
chính của mình. Cùng với sự chỉ đạo của công ty, chi nhánh đang tập trung vào
việc thu hồi công nợ quá hạn. Đây là công việc chi phối rất nhiều thời gian và tiền
bạc.
Các chỉ tiêu trên phản ánh các khoản nợ ngắn hạn là rất lớn (năm 2003.
85.194.358.256 đồng) lớn hơn rất nhiếu chủ sở hữu. trong đó chủ yếu là vay từ các
đơn vị nội bộ, năm 2003 nợ tổng công ty Than: 29.650.290.432 đồng, công ty vật
t vận tải và xếp dỡ 46.635.631.166 đồng, khoản vay ngắn hạn, nợ dài hạn lớn làm
cho chi phí trả ngân hàng lớn. Đây là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng thua
lố hiện nay của chi nhánh
Tuy nhiên, nếu tách riêng tình hình hoạt động kinh doanh 6 tháng cuối năm
2003, tách riêng các khoản chi phí do công nợ khó đòi mang lại thì chi nhánh kinh
doanh bảo tòan vốn, thu nợ, vốn vay quay vong nhanh khả năng thanh toán kịp thời
và kinh doanh có lãi, đây là dấu hiệu đáng mừng cho chi nhánh, nó phản ánh sự cố
gắng trong việc khắc phục tình trạng tài chính hiện nay.
Phần II
Đặc điểm quản lý tài chính và tổ chức kế toán
11
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
I. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
1. Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán có 04 nhân viên trong đó bao gồm cả kế toán trởng. Do số lợng
kế toán viên ít nên mỗi kế toán viên phải kiêm nhiệm một số phần hành cụ thể. Bộ
máy kế toán tại chi nhánh làm việc theo nguyên tắc tập trung, mỗi kế toán viên
ngoài những công việc cụ thể trong phạm vi phần hành của mình đảm nhận còn
phải giải quyết những công việc khác do kế toán trởng giao phó.
Nhiệm vụ của tong nhân viên đợc bố trí nh sau:
Kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp
Kế toán thanh toán và theo dõi tiền lơng
Kế toán các nghiệp vụ mua bán hàng hoá
Kế toán ngân hàng, thuế
Tại chi nhánh thủ quỹ lại không thuộc nhân viên trong phòng kế toán mà do
một nhân viên của phòng tổng hợp đảm nhiệm, khi có nghiệp vụ phát sinh liên
quan đến việc thu chi tiền mặt thì do nhân viên này dới sự cho phép của giám đốc
và kế toán trởng sẽ tiến hành chi, hay nhập tiền vào quỹ.
Các phần hành nêu trên là công việc cụ thể giao cho mỗi ngời tuy nhiên với các
nghiệp vụ không thờng xuyên phát sinh, khi xảy ra thì kế toán trởng phân công cụ
thể cho từng ngời nh: Vào đầu năm kế toán trởng có nhiệm vụ tính và lập bảng
phân bổ sử dụng khấu hao tài sản cố định, hay với những khách hàng nợ chi nhánh
quá hạn mà cha thanh toán kế toán trởng có nhiệm vụ đôn đốc và trực tiếp đi thu
hồi công nợĐiều thuận lợi ở chi nhánh là giữa các nhân viên có thể đảm nhiệm
công việc đợc cho nhau, nên khi một nhân viên trong phòng nghỉ việc vì các lý do
khác nhau thì nhân viên khác có thể đảm nhiệm thay,do đó tránh đợc sự ùn tắc
12
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
công việc, đảm bảo cho công việc kế toán luôn phản ánh đợc kịp thời đúng thời
điểm phát sinh.
Tóm tắt các phần hành chủ yếu taị chi nhánh thông qua sơ đồ sau
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại chi nhánh
2. Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán.
Tuy làm việc theo nguyên tắc tập trung, nhng những công việc cụ thể đợc giao
trực tiếp cho tong ngời nh sau:
Kế toán trởng
Là ngời có quyền cao nhất trong phòng, chịu trách nhiệm chung cho toàn bộ
hoạt động của phòng kế toán. Chịu trách nhiệm trớc giám đốc chi nhánh, giám đốc
công ty về công tác kế toán và quản lý tàI chính.
13
Kế toán trởng kiêm kế toán
tổng hợp
Kế toán
thanh toán
và
theo dõi
tiền lơng
Kế toán
các nghiệp
vụ mua bán
hàng hoá
Kế toán
ngân hàng,
Kế toán
Thuế
Thủ quỹ
( Trực huộc
phòng tổng
hợp )
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Là ngời ký duyệt các chứng từ thanh toán, séc, uỷ nhiệm chi, phiếu thu, phiếu
chi
Kiểm tra nghiệp vụ hạch toán các phần hành kế toán trong kỳ , chịu trách
nhiệm về tính chính xác trung thực của số liệu trớc cấp trên và trớc các cơ quan
thuế, cơ quan thanh tra, kiểm toán.
Định kỳ tổng hợp số liệu để lên các báo các quyết toán để kiểm tra theo dõi tình
hình kinh doanh của chi nhánh và để báo cáo kết quả với phòng kế toán của công
ty.
Lập kế hoạch cân đối thu chi dự kiến nguồn vốn cần thiết để thực hiện các thơng
vụ nhập xuất, từ đó dự kiến lãi lỗ để cùng giám đốc đi đến quyết định có kí kết hợp
đồng nhập khảu hang hoá hay không.
Kế toán viên.
- Kế toán thanh toán và theo dõi tiền lơng: Theo dõi các khoản công nợ của
từng khách hàng, cũng nh phản ánh các khoản nợ, vay của chi nhánh, nghĩa vụ
tanh toán với khách hàng, thanh toán nội bộ với công ty, tổng công ty.
Thực hiện việc chấm công cho các nhân viên kế toán trong phòng, hàng tháng
có nhiệm vụ tính toán tiền lơng, bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên, tính
số tiền bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn phải thu từ lơng của nhân viên theo đúng
chế độ qui đinh của Nhà Nớc. Phân bổ đầy đủ chính xác tiền lơng và các khoản
trích theo lơng vào chi phí
- Kế toán các nghiệp vụ mua bán hàng hoá: Làm nhiệm vụ ghi chép số lợng,
chất lợng và gía phí chi tiêu mua hàng theo chứng từ đã lập.
Phản ánh kịp thời khối lợng hàng bán, ghi nhận doanh thu bán hàng các chỉ tiêu
liên quan khác của khối lợng hàng bán nh: giá vốn, doanh thu.
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét