khâu quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, lu thông hàng hoá, tạo ra lợi nhuận trong
kinh doanh, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa học kỹ thuật
của thế giới.
1.1.2 Các phơng pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp
thơng mại
1.1.2.1 Các phơng pháp mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại.
a
) Căn cứ vào quy mô mua hàng
Mua hàng theo nhu cầu:
Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp thơng mại trong
đó khi doanh nghiệp cần mua hàng với số lợng bao nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêu tức là
mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất
định. Để có đuợc quyết định lợng hàng sẽ mua trong từng lẫn, doanh nghiệp phải căn cứ vào
diễn biến thị trờng, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lợng hàng thực tế của doanh nghiệp.
Lợng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì
Lợng hàng thích hợp =
một lần mua
số vòng chu chuyển hàng hoá dự kiến
Phơng pháp này có u điểm sau
:
+ Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản. Nhu cầu mua hàng đợc xác định xuất phát từ
kế hoạch bán ra của doanh nghiệp hay của các bộ phận, lợng hàng hoá dự trữ thực tế đầu kì và
kế hoạch dự trữ cho kì bán tiếp theo.
+ Lựơng tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng là không lớn lắm nên giúp cho doanh nghiệp thu hồi
vốn nhanh và do mua bao nhiêu bán hết bấy nhiêu nên lựơng hàng hoá dự trữ ít. Do vậy sẽ tránh
đợc tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm đựơc chi phí bảo quản, giữ gìn hàng hoá và các chi phí
khác. Điều đó làm tăng nhanh tốc độ chu chuyển của vốn
+ Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh nghiệp tránh đựơc
những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu về hàng hoá thay đổi, giảm thiểu những thiệt
hại do thiên tai (hoả hoạn, lũ lụt ) hay chiến tranh gây ra.
Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhựơc điểm cần lu ý:
+ Vì lựơng hàng mua về ít chỉ đủ bán ra ở mức độ bình thờng nên nếu việc nhập hàng bị trễ
hay hàng bán chạy hơn mức bình thừơng thì doanh nghiệp có nguy cơ thiếu hàng.
+ Chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không đựơc hởng các u đãi mà ngời bán hàng
dành cho. Doanh nghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thị trờng khi trên thị trờng có cơn sốt về
hàng hoá mà doanh nghiệp đang kinh doanh, lúc đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ
4
không đạt đựơc, doanh nghiệp sẽ không thể thu đợc lợi nhuận siêu ngạch .
Mua hàng theo lô lớn:
Mua hàng theo lô lớn là lựơng hàng mua một lần nhiều hơn nhu
cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong
một khoản thời gian nhất định nào đó. Dựa vào một số luận cứ ta có thể xác định đợc số lợng
hàng tối u cần nhập bởi vậy ta biết rằng tổng chi phí cho việc nhâp hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí l
u trữ hàng hoá bằng với chi phí mua hàng.
Nếu ta gọi: C-Tổng chi phí
1
C
- Chi phí một lần mua hàng
2
C
- Chi phí bảo quản đơn vị hàng hoá trong một đơn vị thời gian
C - Số lợng đơn vị hàng hoá cần thiết trong một đơn vị thời gian
Q - Số lợng hàng hoá thu mua một lần
Giả thiết Q không đổi và số lợng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có:
Q=
2
1
**2
C
DC
C=
2
C
* (Q/2) +
1
C
*Q/D)
Công thức này cho ta thấy lợng hàng nhập tối u với tổng chi phí thu mua, bảo quản là thấp
nhất.
Từ đó có thể thấy mua theo lô có những u điểm sau:
+ Chi phí mua hàng có thể giảm đợc và doanh nghiệp có thể nhận đợc những u đãi của các nhà
cung cấp.
+ Chủ động chọn đợc các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng
+ Có thể chớp đợc thời cơ nếu có những cơn sốt thị trờng, do đó có thể thu đợc lợi nhuận
siêu ngạch .
Song nó cũng không tránh đợc những nhợc điểm phát sinh nhất định đó là:
+ Phải sử dụng một lợng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn tài chính cho doanh
nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp
+ Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn.
+ Rủi ro (thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá ) cao.
b) Căn cứ vào hình thức mua
Tập trung thu mua: N
hững doanh nghiệp có quy mô lớn thờng có những bộ phận chuyên
trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng. Phơng pháp thu mua này có u điểm là tiết kiệm đợc
chi phí nhng nó có nhợc điểm là mua bán tách rời nhau, nhiều khi mua hàng về không bán đợc
vì không phù hợp với nhu cầu của ngời tiêu dùng.
Phân tán thu mua
: Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy hàng, họ phải tự
5
lo vốn và nguồn hàng kinh doanh. Ưu điểm của phơng pháp này là nắm chắc đợc nhu cầu, thị tr
ờng mua và bán gắn liền nhau. Nhợc điểm là số lợng mua bán ít, giá cả cao, chi phí kí kết tăng.
Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ
: Đây là hình thức mà các doanh nghiệp nhỏ thờng áp
dụng do điều kiện vốn ít, một số cửa hàng liên kết với nhau cùng thu mua hàng hoá, sau đó
phân phối lại cho các cửa hàng tiêu thụ. Ưu điểm của hình thức mua hàng này là do mua nhiều
nên mua đợc giá thấp, tiết kiệm đợc chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng hoá, chi phí đi lại
của cán bộ thu mua và một số chi phí khác liên quan. Nhng cũng có nhợc điểm là do mua nhiều
nên phải chi phí bảo quản, hao hụt tăng, tốc độ chu chuyển vốn chậm.
c) Căn cứ vào thời hạn tín dụng
Mua đến đâu thanh toán đến đó
(mua thanh toán ngay) theo phơng thức này thì khi
nhận đợc hàng hoá do bên bán giao thì doanh nghiệp phải làm thủ tục cho bên bán
Mua giao hàng trớc
: sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp, doanh nghiệp đã nhận
đợc hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới phải thanh toán lô hàng đó.
Mua đặt tiền trớc nhận hàng sau
: sau khi kí hợp đồng mua bán hàng hoá với nhà cung
cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền (có thể là một phần lô hàng hay toàn bộ giá trị của lô
hàng) đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến hành giao hàng cho bên mua.
d) Căn cứ theo nguồn hàng:
Mua trong nớc:
Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh nghiệp đợc tiến
hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó đợc sản xuất trong nớc.
Mua từ nớc ngoài(nhập khẩu):
Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng từ nớc ngoài về
để phục vụ cho việc kinh doanh ở trong nớc. Trog đó có hai hình thức nhập khẩu:
+ Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đó công ty đóng vai trò làm trung gian để
tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và thiết bị máy móc nớc ngoài vào Việt Nam theo
yêu cầu của khách hàng ntrong nớc. Trong hoạt động dịch vụ này công ty không phải sử dụng
vốn của mình và đợc hởng một khoản gọi là phí uỷ thác.
+ Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó công ty thực hiện từ khâu đầu đến
khâu cuối từ khi tìm hiểu nhu cầu của thị trờng để mua đến khi bán hàng và thu tiền về bằng
vốn của mình.
Cùng với cách thức phân loại nh trên còn có nhiều cách phân loại khác nh: phân loại theo
phơng thức mua theo hợp đồng, phơng thức mua trực tiếp hay gián tiếp, phơng thức mua theo
hợp đồng hay mua theo đơn hàng, mua buôn hay mua lẻ Mỗi phơng pháp trên đều có những
u và nhợc điểm riêng nên các doanh nghiệp tuỳ vào thực trạng của mình trong từng thời điểm,
từng giai đoạn nhất định để quyết định xem mình nên theo phơng thức nào là thuận tiện nhất và
6
tốt nhất.
1.1. 2. 2 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả
.
+
Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp
: doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình một số l-
ợng nhà cung cấp nhất định. Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân tán đợc rủi ro bởi hoạt
động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro từ phía nhà cung cấp. Nếu nh doanh nghiệp chỉ mua
hàng của một nhà cung cấp duy nhất hoặc một số ít thì khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh
chịu tất cả và rất khó khắc phục. Những rủi ro xảy ra trong mua hàng là rất đa dạng: nó có thể
xảy ra do thất bại trong kinh doanh hay rủi ro khác mà bản thân các nhà cung cấp gặp phải nh
thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình công, chiến tranh, do những trục trặc trong quá trình vận
chuyển hay do sự bất tín của các nhà cung cấp. Với ý nghĩ phân tán rủi ro, nhiều ngời gọi
nguyên tắc thứ nhất là nguyên tắc không bỏ tiền vào một túi . Ngoài ra nguyên tắc này còn tạo
sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Nếu hàng hoá đầu vào của doanh nghiệp chỉ đợc mua từ
một hay một số rất ít nhà cung cấp thì những nhà cung cấp này có thể ép giá và áp đặt các điều
kiện mua bán hàng cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều ngời thì
bản thân các nhà cung cấp sẽ đa ra những điều kiện hấp dẫn về giá cả, giao nhận, thanh toán để
thu hút ngời mua về phía mình.
Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lu ý là trong số các nhà
cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu
dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tởng và giúp đỡ lẫn nhau. Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp
mà doanh nghiệp mua hàng của họ nhiều hơn và thờng xuyên. Vì vậy doanh nghiệp có thể dễ
dàng nhận đợc nhiều u đãi từ phía nhà cung cấp này hơn so với những khách hàng khác, thậm
chí còn đợc họ giúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn (đợc hởng tín dụng mại khi thiếu vốn, đ
ợc u tiên mua hàng khi hàng hoá khan hiếm, ) và doanh nghiệp thờng trở thành khách hàng
truyền thống của các nhà cung cấp. Ngợc lại doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp
khi họ gặp khó khăn.
+
Quy tắc luôn giữ thế chủ động trớc các nhà cung cấp:
nếu ngời bán hàng cần phải tạo ra một
nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các
khách hàng của mình, thì ngời mua hàng lại phải làm điều ngợc lại, tức là phải tìm cách phủ
nhận hay đình hoãn nhu cầu đó một cách có ý thức cho đến khi tìm đợc những điều kiện mua
hàng tốt hơn. Đi mua hàng là giải một số bài toán với vô số ràng buộc khác nhau. Có những
ràng buộc chặt (điều kiện không thể nhân nhợng đợc) và có những ràng buộc lỏng (điều
kiện có thể nhân nhợng đợc). Trong khi đó các nhà cung cấp luôn luôn đa ra những thông tin
phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lợng, điều kiện vận chuyển và thanh toán, các dịch vụ sau
bán nếu không tỉnh táo, quyền chủ động của doanh nghiệp với t cách là ngời mua sẽ mất dần
7
và sẽ tự nguyện trở thành nô lệ cho nhà cung cấp mà quên đi những ràng buộc chặt để rồi
phải lo đối phó với các rủi ro. Vì vậy để không trở thành nô lệ cho nhà cung cấpvì vậy cách đơn
giản nhất là ghi đầy đủ tất cả các lời hứa của ngời bán hàng, sau đó tổng hợp chúng vào trong
một hợp đồng và bắt ngời bán kí vào đấy. Lúc này ta sẽ buộc ngời bán hàng thơng lợng với
mình một cách chủ động với những điều kiện có lợi
+ Quy tắc đảm bảo sự hợp lý trong tơng quan quyền lợi giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp:
nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều kiện bất lợi cho mình thì sẽ ảnh hởng
xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ bị giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh. Ngợc lại,
nếu doanh nghiệp cố tình ép nhà cung cấp để đạt đợc lợi ích của mình mà không quan tâm
đến lợi ích của nhà cung cấp thì dễ gặp trục trặc trong việc thoả thuận (không đạt đợc sự thoả
thuận) và thực hiện hợp đồng (hợp đồng có nguy cơ không thực hiện đợc). Đảm bảo sự hợp lý
về lợi ích không chỉ là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung cấp gặp đợc nhau và
cùng nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài, mà còn giúp cho doanh
nghiệp giữ đợc sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàm phán, tránh những điều đáng tiếc có thể xảy ra.
1.2 Vai trò và nội dung của quản trị mua hàng trong doanh
nghiệp thơng mại
.
1.2.1 Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại.
+)
Khái niệmvề quản trị mua hàng:
Theo cách tiếp cận quá trình: quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo
điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thơng mại nhằm thực hiện mục
tiêu bán hàng.
Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các bớc công việc nh
xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra việc giao nhận, đánh giá
kết quả mua hàng nhằm đạt đợc các mục tiêu đã xác định.
Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng gì? của ai, với
số lợng và gí cả nh thế nào. Đây là một quá trình phức tạp đợc lặp đi, lặp lại thành một chu kì,
nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí, cung ứng.
+ Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại:
Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để công tác quản trị mua hàng có hiệu
quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động mua hàng là đảm bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo chất l
ợng mua hàng, và mua hàng với chi phí thấp nhất.
- Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trớc hết là hàng mua phải đủ về số lợng và cơ cấu tránh
tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián đoạn kinh doanh làm ảnh hởng đến
8
lu thông hàng hoá. Mặt khác hàng mua phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách
hàng là ngời tiêu dùng sản phẩm do công ty bán ra. Công ty có tồn tại hay không phụ thuộc vào
khách hàng. Cuối cùng là đảm bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển ít gặp rủi ro (do giao
hàng chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển ). Chẳng hạn nh đúng vào thời điểm nào đó, một
mặt hàng đang lên cơn sốt mà theo đúng tính toán của doanh nghiệp hàng sẽ về đúng vào thời
điểm đó nhng do việc giao hàng chậm doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội thu đợc lợi nhuận siêu
ngạch và có thể sẽ dẫn đến tình huống doanh nghiệp mất khách hàng do uy tín của họ bị giảm
sút.
- Đảm bảo chất lợng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất lợng mà khách hàng có thể
chấp nhận đợc. Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả sản xuất, lu thông và tiêu dùng là cần có
những hàng hoá có chất lợng tối u chứ không phải có chất lợng tối đa. Chất lợng tối đa là mức
chất lợng mà tại đó hàng hoá đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào đó của ngời mua và nh vậy ng
ời bán hay ngời sản xuất có thể thu đợc nhiều lợi nhuận nhất. Còn chất lợng tối đa là mức chất l
ợng đạt đợc cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức
chất lợng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn chất lợng tối u nhng trình độ sử dụng các yếu tố đầu
vào của doanh nghiệp cha tối u
- Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận lợi cho việc xác
định giá bán hàng. Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn các đối thủ cạnh tranh để kéo
khách hàng về phía mình. Chi phí mua hàng không chỉ thể hiện ở giá bán mà còn thể hiện ở chỗ
mua hàng ở đâu, của ai, số lợng là bao nhiêu để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận
chuyển là thấp nhất. Các mục tiêu trên không phải lúc nào cũng thống nhất nhau đợc vì thông th
ờng để đạt đợc cái này con ngời sẽ phải hy sinh cái khác hay mất đi một thứ khác. Chẳng hạn th
ờng xảy ra mâu thuẫn giữa chất lợng và giá cả, chất lợng tốt thì giá cao và ngợc lại. Ngoài ra
mục tiêu mua hàng còn mâu thuẫn với các mục tiêu của các chức năng khác. Vì vậy khi xác
định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong tổng thể các mục tiêu của doanh nghiệp và tuỳ
từng điều kiện cụ thể mà xắp xếp thứ tự u tiên giữa các mục tiêu mua hàng đảm bảo sao cho hoạt
động mua hàng đóng góp tích cực nhất vào việc hoàn thành các mục tiêu chung của doanh
nghiệp.
+)
Tầm quan trọng của quản trị mua hàng
:
Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp thể hiện ở chỗ phải tổ
chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho mua đợc hàng thờng xuyên, đều đặn và
kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu về số lợng, cơ cấu, chủng loại với chất lợng
tốt, giá cả hợp lí. Quản trị mua hàng đợc phản ánh thông qua việc phân tích các bớc của quá
trình mua hàng đó là việc phân tích, lựa chọn để đi đến quyết định mua hàng. Đây là quá trình
phức tạp đợc lặp đi, lặp lại thành một chu kì. Nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân
9
tích các yếu tố trong quản lí cung ứng nh: đánh giá môi trờng chung hiện tại và tơng lai; thực
trạng về cung cầu hàng hoá đó trên thị trờng; cu cấu thị trờng của sản phẩm; giá cả hiện hành và
dự báo; thời hạn giao hàng và các điều kiện, điều khoản; tình hình tài chính; lãi suất trong nớc và
ngoài; chi phí lu kho và hàng loạt các vấn đề khác. Tổ chức tốt việc mua hàng là cơ sở để thực
hiện các mục tiêu của quản trị mua hàng và nói rộng ra là của doanh nghiệp.
1.2.2 Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn hàng phục vụ cho
nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt công tác quản trị mua hàng.
Quản trị mua hàng là quá trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì ?, mua
bao nhiêu ?, mua của ai ?, giá cả và các điều kiện thanh toán nh thế nào ? Đây là một quá trình
phức tạp đợc lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân
tích, các yếu tố trong quản lí cung ứng nh đánh giá môi trờng chung, hiện tại và triển vọng, thực
trạng về cung - cầu hàng hoá trên thị trờng cơ cấu thị trờng của sản phẩm với thực trạng và thực
tiễn thơng mại, giá cả hiện hành và dự báo, thời hạn giao hàng và các điều khoản, tình hình vận
tải và chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng lại, tình hình tài chính, lãi suất trong nớc và ngoài ớc,
chi phí lu kho và hàng loạt các vấn đề khác. Để quá trình mua hàng đợc tốt các nhà quản trị
mua hàng cần thực hiện tốt quá trình mua hàng.
Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp
a )
Xác định nhu cầu mua hàng
:
Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trớc khi mua hàng nhà quản trị phải
xác định đợc nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗi thời kì. Thực chất của giai đoạn
10
này là trả lời cho câu trả lời là mua cái gì, mua bao nhiêu, chất lợng nh thế nào.
- Mua cái gì? phụ thuộc vầo nhu vầu bán ra để xác định. Mua cái gì doanh nghiệp cần tức là
thị trờng cần.
Để xác định xem mình cần mua cái gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu tìm hiểu xem
khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để thoả mãn. Nghiên cứu thị trờng giúp
cho các doanh nghiệp xác định đợc nhu cầu, từ đó xác định đợc tổng cung hàng hoá, đây là kế
hoạch tạo nguồn và mua hàng. Đồng thời xác định cụ thể lợng cung của từng khu vực, từng
chủng loại để lựa chọn chủ hàng, phơng thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lợng, loại hàng
mua, thời gian mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo ra lợi nhuận hợp pháp,
hiệu quả.
Mua với số lợng bao nhiêu? để xác định đợc số lợng hàng hoá mua vào là bao nhiêu trên
thực tế ngời ta thờng dựa vào công thức cân đối lu chuyển.
M + D dk = B + D ck + Dhh
Trong đó:
M - Lợng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kì kinh doanh.
B Lợng hàng bán ra (theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kì
D dk- Lợng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh
D ck Lợng hàng hoá dự trữ cuối kì (kế hoạch) để chuẩn bị cho kì kinh doanh tiếp theo.
Dhh- Định mức hao hụt (nếu có)
Từ công thức cân đối có thể xác định đợc nhu cầu mua vào trong kì nh sau:
M = B + D ck D dk +Dhh
Công thức trên đợc dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng. Tổng lợng
hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lợng hàng mua vào của từng mặt hàng.
Chất lợng mua vào nh thế nào? xác định theo nhu cầu bán ra của doanh nghiệp. Mua vào
phụ thuộc vào mức bán ra của doanh nghiệp cả về số lợng, chất lợng, cơ cấu.
Yêu cầu về chất lợng:
+ Doanh nghiệp phải đa ra mục tiêu chất lợng đối với hàng hoá mua vào.
+ Cần chú ý theo đuổi mục tiêu chất lợng tối u chứ không phải mục tiêu chất lợng tối đa. Chất
lợng tối u là mà tại đó hàng hoá đáp ứng một cách tốt nhất một chu cầu nào đo của ngời mua và
nh vậy ngời bán hay ngời sản xuất có thể thu đợc nhiều lợi nhuận nhất. Còn chất lợng tối đa là
mức chất lợng đạt đợc cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản
phẩm, mức chất lợng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn mức chất lợng tối u nhng trình độ sử
dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp cha tối u.
+ Ngoài ra doanh nghiệp cần chú ý đến yêu cầu về cơ cấu, chủng loại, mẫu mã, thời gian để
đảm bảo đợc mục tiêu chi phí và mục tiêu an toàn.
11
Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có đợc lợng hàng tối u mà doanh
nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp.
b)
Tìm và lựa chọn nhà cung cấp.
Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai. Để thực hiện đợc mục tiêu trên doanh nghiệp
phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp. Câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp sẽ tìm ở đâu và nh thế nào.
Tìm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thơng mại có thể tìm kiếm những
nhà cung cấp tiềm tàng. Doanh nghiệp có thể tìm thông qua các hình thức:
+ Thông qua chơng trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp.
+ Thông qua hội chợ, triển lãm.
+ Thông qua đơn th chào hàng.
+ Thông qua hội nghị khách hàng.
Các danh sách trên càng đầy đủ càng tốt.
Lựa chọn nhà cung cấp: Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng một cách sáng tạo
nguyên tắc không nên chỉ có một nhà cung cấp . Muốn vậy phải nghiên cứu toàn diện và kĩ
các nhà cung cấp trớc khi đa ra quyết định chọn lựa, phải đánh giá đợc khả năng hiện tại và tiềm
ẩn của họ trong việc cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá
rẻ nhất cũng nh với chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh hởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm, làm
tăng lợi nhuận. Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà quản
trị.
Có nhiều quan điểm khác nhau về lựa chọn nhà cung cấp. Quan điểm truyền thống cho
rằng phải thờng xuyên chọn nhà cung cấp vì có nh thế mới có thể lựa chọn đợc nhà cung cấp với
giá cả đem lại với chi phí thấp nhất. Họ thờng thay đổi nhà cung cấp bằng các biện pháp: thờng
xuyên tính toán lựa chọn ngời cấp hàng, tổ chức đấu thầu cho mỗi lần cấp hàng
Có quan điểm hoàn toàn ngợc lại: thông qua marketing lựa chọn ngời cấp hàng thờng
xuyên cấp hàng với độ tin cậy cao, chất lợng đảm bảo và giá cả hợp lý
Có hai loại nhà cung cấp chủ yếu: ngời cung cấp đã sẵn có trên thị trờng và ngời cung cấp
mới xuất hiện.
Những ngời cung cấp mới xuất hiện thờng tự tìm đến giới thiệu xin đợc cung cấp hàng
hoá mà doanh nghiệp đang có nhu cầu. Con đờng tìm đến của nhà cung cấp có thể trực tiếp hoặc
gián tiếp. Doanh nghiệp cũng có thể tự tìm đến nhà cung cấp thông qua hội chợ triển lãm, qua
giới thiệu, qua tạp chí, qua niêm qiám, qua gọi thầu
Qua phân tích các nhân tố ảnh hởng đến cung ứng so sánh và cân nhắc những ngời cấp
hàng, doanh nghiệp có thể chọn ngời cấp hàng cho mình. Các nguyên tắc lựa chọn đợc đặt ra
cân nhắc là:
+ Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lợng mua nhiều doanh
12
nghiệp có lợi thế mua hàng với giá u đãi, về lâu dài có thể trở thành khách hàng truyền thống
nhng lại có hạn chế là rủi ro cao khi nhà cung cấp gặp rắc rối không có đủ hàng hoặc không có
hàng cung cấp cho doanh nghiệp trong trờng hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủ
hàng để bán, đôi khi bị ép giá
+ Ngợc lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có u điểm là giảm đợc độ rủi ro, tránh đ
ợc sự ép giá nhng lại có hạn chế là không đợc giảm giá do mua ít, doanh nghiệp khó trở thành
bạn hàng truyền thống, tính ổn định về giá cả và chất lợng không cao các nhà quản trị cần có
sự lựa chọn hợp lý. Ngoài ra các nhà quản trị cần chú ý đến vấn đề sau:
+ Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có nhà cung ứng (tức là những mặt hàng
doanh nghiệp đang kinh doanh) thì việc có cần phải tìm kiếm các nhà cung cấp mới hay không
cần phải dựa trên nguyên tắc nếu các nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp
tục mua hàng của họ
+ Đối với những hàng hoá mới đợc đa vào danh mục mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp
hoặc trong trờng hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần phải tiến hành nghiên cứu kĩ các
nhà cung cấp.
Phơng pháp đê lựa chọn:
+ Xây dựng hàng loạt các tiêu và cho điểm các nhà cung cấp khác nhau để có quyết định lựa
chọn.
Trên cơ sở danh sách đã lập ở trên tiến hành lựa chọn các nhà cung cấp dựa trên các tiêu thức
khác nhau gắn với mục tiêu của việc mua hàng đã xác định.
Các tiêu thức để lựa chọn nhà cung cấp:
+ Vị thế và uy tín của nhà cung cấp trên thơng trờng( so với các nhà cung cấp khác)
+ Vị trí của nhà cung cấp trong các giai đoạn phát triển.
+ Khả năng tài chính của các nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và phát triển với tình
hình tài chình lành mạnh hay đang trong thời kì thua lỗ và có khó khăn về tài chính.
+ Uy tín của nhà cung cấp: uy tín về chất lợng sản phẩm, uy tín trong việc giao nhận hàng
hoá( đúng thời hạn, đảm bảo chất lợng sản phẩm)
+ Các dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp.
+ Vị trí địa lí của nhà cung cấp: điều này ảnh hởng đến khẳ năng giao hàng.
+ Khả năng thích ứng của nhà cung cấp với thị trờng nói chung và những đòi hỏi của doanh
nghiệp nói riêng. đặc biệt khi xem xét các nhà cung cấp phải xem xét đến khả năng thay đổi, tốc
độ phản ứng trớc yêu cầu thay đổi
Sau đó doanh nghiệp tiến hành cho điểm từng tiêu thức có gắn với hệ số quan trọng, từ đó
xác định đợc tổng số điểm của mỗi nhà cung cấp. Dựa vào tổng số điểm để lựa chọn nhà cung
cấp cho doanh nghiệp.
13
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét