Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
I: MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1.Quản lý
Hiện nay có rất nhiều quan niệm về Quản lý, có quan niệm cho rằng: Quản lý
là hành chính là cai trị; có quan niệm lại cho rằng: Quản lý là điều hành, điều khiển,
là chỉ huy. Các quan niệm này không có gì khác nhau về nội dung mà chỉ khác nhau
ở cách dùng thuật ngữ. Do vậy ta có thể hiểu khái niệm quản lý theo cách thống nhất
như sau:
- Quản lý là sự tác động có hướng của con người nhằm mục đích biến đổi đối
tượng quản lý từ trạng thái này sang trạng thái khác bằng các phương pháp tác động
khác nhau.
- Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật
xã hội, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn, xác định những biện pháp về kinh tế,
xã hội, tổ chức, kỹ thuật để tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh
doanh để đạt được các mục tiêu đã xác định.
Cũng như trong quá trình sản xuất, công tác quản lý cũng cần có ba yếu tố:
nhà quản lý, các công cụ quản lý, đối tượng quản lý. Sản phẩm của quản lý là các
quyết định, các biện pháp, các chỉ thị, các mệnh lệnh để kích thích sản xuất tăng
trưởn và phát triển với hiệu quả cao hơn.
Nền kinh tế quốc dân cũng như bất cứ một đơn vị kinh tế nào khác đều có thể
coi là một hệ thống quản lý bao gồm hai bộ phận là: Chủ thể quản lý và đối tượng
quản lý (hay nhiều khi còn được gọi là bộ phận quản lý và bộ phận bị quản lý).
Hai bộ phận này có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau,
tạo nên một chỉnh thể thống nhất. Chủ thể quản lý trên cơ sở các mục tiêu đã xác
định tác động đến đối tượng quản lý bằng những quyết định của mình và thông qua
hành vi của đối tượng quản lý - mối quan hệ ngược có thể giúp chủ thể quản lý có
thể điều chỉnh các quyết định đưa ra.
2. Bộ máy quản lý
Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp
bao gồm cả khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp cũng như khâu phụ trợ, phục vụ cả
hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp cũng như lao động tiếp thị ngoài dây truyền sản
Khoa TM & KTQT Sinh viªn: Lª V¨n M¹nh
5
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
xuất, cả hệ thống tổ chức quản lý cũng như hệ thống các phương thức quản lý doanh
nghiệp. Bộ máy quản lý là lực lượng vật chất để chuyển những ý đồ, mục đích,
chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp thành hiện thực, biến những nỗ lực chủ
quan của mỗi thành viên trong doanh nghiệp thành hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Bộ máy quản lý thường được xem xét trên ba mặt chủ yếu sau:
- Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
- Lực lượng lao động quản lý để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của bộ
máy.
Trong đó lực lượng lao động quản lý có vai trò quyết định.
3. Lao động quản lý và phân loại lao động quản lý
3.1. Lao động quản lý
Lao động quản lý bao gồm những cán bộ và nhân viên tham gia vào việc thực
hiện các chức năng quản lý. Trong bộ máy thì hoạt động của lao động quản lý rất
phong phú và đa dạng, cho nên để thực hiện được các chức năng quản lý thì trong bộ
máy quản lý phải có nhiều hoạt động quản lý khác nhau.
3.2. Phân loại lao động quản lý
Căn cứ vào việc tham gia trong các hoạt động và chức năng quản lý, người ta
chia lao động quản lý thành ba loại sau:
Một là: Cán bộ quản lý doanh nghiệp gồm có giám đốc, các phó giám đốc, kế
toán trưởng. Các cán bộ này có nhiệm vụ phụ trách từng phần công việc, chịu trách
nhiệm về đường lối chiến lược, các công tác tổ chức hành chính tổng hợp của doanh
nghiệp.
Hai là: Cán bộ lãnh đạo doanh nghiệp gồm trưởng, phó quản đốc phân xưởng
( còn gọi là lãnh đạo tác nghiệp); Trưởng, phó phòng ban chức năng. Đội ngũ lãnh
đạo này có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện phương hướng, đường lối của lãnh đạo cấp
cao đã phê duyệt cho bộ phận chuyên môn của mình.
Ba là: Viên chức chuyên môn nghiệp vụ, gồm những người thực hiện những
công việc rất cụ thể và có tính chất thường xuyên lặp đi lặp lại.
Khoa TM & KTQT Sinh viªn: Lª V¨n M¹nh
6
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
Trong bất kỳ một doanh nghiệp, một tổ chức nào thì ba loại lao động quản lý
nói trên đều cần thiết và phải có, tuy nhiên tuỳ theo từng quy mô hoạt động và tình
hình sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp mà có một tỷ lệ thích hợp. Trong
đó cán bộ lãnh đạo cấp cao và cán bộ lãnh đạo cấp trung gian có vai trò và vị trí hết
sức quan trọng, là nhân tố cơ bản quyết định sự thành bại của bộ máy quản lý - đây
là linh hồn của tổ chức và nó được ví như người nhạc trưởng của một giàn nhạc giao
hưởng.
II. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
1. Khái niệm, nội dung và yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý
1.1. Các khái niệm
- Tổ chức:
Theo cách phân loại các yếu tố sản xuất thì: Tổ chức là sự kết hợp các yếu tố
sản xuất.
Theo quá trình phát triển thì: Tổ chức là sự liên kết tất cả các cá nhân, quá
trình hoạt động trong hệ thống để thực hiện các mục đích đề ra.
Theo mối quan hệ: Tổ chức bao gồm sự xác định cơ cấu và liên kết các hoạt
động khác nhau của tổ chức.
- Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Tô chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa trên những chức năng, nhiệm vụ
đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng
mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp hoạt động như một
chỉnh thể có hiệu lực nhất.
- Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận
nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những
chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu
chung của tổ chức.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
Khoa TM & KTQT Sinh viªn: Lª V¨n M¹nh
7
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là những bộ phận có trách nhiệm khác nhau,
nhưng quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau được bố trí theo từng khâu, từng cấp quản lý
để tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện mục tiêu và chức năng quản lý xác định.
1.2. Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý
Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm bảo
thực hiện những yêu cầu sau:
- Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều được thiết
lập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho
mục đích đề ra của doanh nghiệp.
- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo khả năng thích
ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài hệ
thống.
- Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính xác
của thông tin được xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp
nhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp.
- Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho chi
phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng phải đạt hiệu quả
cao nhất.
- Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát được hệ
thống thông tin, thông tin không được rò rỉ ra ngoài dưới bất kỳ hình thức nào. Điều
đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp.
1.3. Nội dung của bộ máy quản lý doanh nghiệp
Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có rất nhiều nội dung, sau đây là các
nội dung chủ yếu:
- Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà bộ máy quản lý cần hướng tới
va đạt được. Mục tiêu của bộ máy quan lý phải thống nhất với mục tiêu sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp,
- Xác định cơ cấu tổ chức quản lý theo khâu và cấp quản lý, phụ thuộc vào
quy mô của bộ máy quản lý, hệ thống các chức năng nhiệm vụ đã xác định và việc
Khoa TM & KTQT Sinh viªn: Lª V¨n M¹nh
8
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
phân công hợp tác lao động quản lý. Trong cơ cấu quản lý có hai nội dung thống
nhất nhau, đó là khâu quản lý và cấp quản lý.
- Xác định mô hình quản lý: Mô hình quản lý là sự định hình các quan hệ của
một cơ cấu quản lý trong đó xác định các cấp, các khâu, mối liên hệ thống nhất giữa
chúng trong một hệ thống quản lý, về truyền thống có mô hình quản lý theo kiểu
trực tuyến, theo kiểu chức năng, theo kiểu tham mưu và các kiểu phối hợp giữa
chúng.
- Xây dựng lực lượng thực hiện các chức năng quản lý căn cứ vào quy mô sản
xuất kinh doanh, từ đó xác định quy mô của bộ máy quản lý và trình độ của lực
lượng lao động và phương thức sắp xếp họ trong guồng máy quản lý, vào mô hình tổ
chức được áp dụng, vào loại công nghệ quản lý được áp dụng, vào tổ chức và thông
tin ra quyết định quản lý.
2. Các mô hình và nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý
2.1. Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
a. Mô hình cơ cấu theo trực tuyến
Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp dưới.
Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng, người lãnh
đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của người dưới quyền.
Sơ đồ1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến
Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức
năng quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách. Còn người
Khoa TM & KTQT Sinh viªn: Lª V¨n M¹nh
Người lãnh đạo
Người LĐ tuyến 1 Người LĐ tuyến 2
Các đối tượng Qlý
Các đối tượng Qlý
9
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận lệnh một người phụ trách và chỉ thi hành lệnh của
người đó mà thôi.
- Ưu điểm: bộ máy gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ
một thủ trưởng.
- Nhược điểm: Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện,
tổng hợp, đồng thời cơ cấu này làm hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ
cao theo chuyên môn. Kiểu cơ cấu này chỉ áp dụng cho các tổ chức có quy mô nhỏ
và việc quản lý không quá phức tạp.
b. Mô hình cơ cấu theo chức năng
Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận
riêng biệt theo các chức năng quản lý, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng nhất
định.
Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng
Kiểu cơ cấu này sẽ hình thành nên người lãnh đạo được chuyên môn hoá, chỉ
đảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định. Mối liên hệ giữa các thành viên
trong tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng. Như vậy khác
với cơ cấu tổ chức trực tuyến ở chỗ: người lãnh đạo chia bớt công việc cho người
cấp dưới.
Khoa TM & KTQT Sinh viªn: Lª V¨n M¹nh
Người lãnh đạo
Người LĐ cnăng A Người LĐ cnăng B Người LĐ cnăngC
Đối tượng quản lý1 Đối tượng quản lý2
Đối tượng quản lý3
10
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
Ưu điểm: Thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, sử dụng tốt cán
bộ hơn,phát huy tác dụng của người chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho người
lãnh đạo.
Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng
khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ thủ trưởng. Mô hình này phù hợp với
tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức năng.
c. Mô hình cơ cấu tổ chức theo trực tuyến - chức năng
Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu trên, theo đó mối liên hệ giữa cấp
dưới và lãnh đạo là một đường thẳng, còn những bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm
vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các
cán bộ trực tuyến. Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải thường xuyên
giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng.
Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - chức năng
Ưu điểm: Lợi dụng được ưu điểm của hai bộ mô hình trực tuyến và chức
năng. Nó phát huy được năng lực, chuyên môn của các bộ phận chức năng, đồng
thời đảm bảo được quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao của tổ chức.
Khoa TM & KTQT Sinh viªn: Lª V¨n M¹nh
Lãnh đạo cấp1
Người lđ cnăngC
Người lđ cnăng B
Người lđ cnăng A
Người lđ cnăngBNgười lđ cnăngA
Lãnh đạo cấp2
Người lđ cnăngC
Đối tượng qlý 1
Đối tượng qlý 3Đối tượng qlý 2
11
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
Nhựơc điểm: Cơ cấu phức tạp, nhiều vốn, cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo
tổ chức phải thường xuyên giải quyết các mối quan hệ giữa các bộ phận trực tuyến
với bộ phận chức năng.
d. Mô hình cơ cấu trực tuyến - tham mưu
Người lãnh đạo ra lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với người thừa
hành trực tiếp của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp người lãnh đạo phải tham khảo
ý kiến chuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc. Kiểu cơ cấu này cho phép người
lãnh đạo tận dụng được những tài năng, chuyên môn của các chuyên gia, giảm bớt
sự phức tạp của cơ cấu tổ chức, nhưng nó đòi hỏi người lãnh đạo phải tìm kiếm
được các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực.
Sơ đồ 4: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - tham mưu
2.2. Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý
- Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý gắn liền với phương hướng, mục đích hệ
thống phương hướng, mục đích của hệ thống sẽ chi phối cơ cấu hệ thống. Nếu một
hệ thống có quy mô và mục tiêu phương hướng cỡ lớn ( khu vực, cả nước) thì cơ cấu
tổ chức của nó cũng phải có quy mô và phương hướng tương đương. Còn nếu có
Khoa TM & KTQT Sinh viªn: Lª V¨n M¹nh
Người lãnh đạo
Tham mưu1 Tham mưu2 Tham mưu3
Người lãnh đạo tuyến2Người lãnh đạo tuyến1
Tham mưu2Tham mưu1 Tham mưu2Tham mưu1
Các đối tượng qlý Các đối tượng qlý
12
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
quy mô vừa phải, đội ngũ và trình độ tham gia hệ thống phải ở mức tương đương.
Một hệ thống có mục đích hoạt động văn hoá thì tổ chức bộ máy quản lý sẽ có
những đặc thù khác biệt với hệ thống có mục đích kinh doanh.
- Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối.
Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo phân công,
phân cấp nhiều phân hệ trong hệ thống theo yêu cầu các nhóm chuyên môn ngành
với đội ngũ nhân lực được đào tạo tương ứng và có đủ quyền hạn để thực hiện được
nguyên tắc này.
- Nguyên tắc linh hoạt và thích ứng với môi trường.
Nguyên tắc này đảm bảo việc cải tiến bộ máy quản lý phải đảm bảo cho mỗi
phân hệ, mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo tương ứng để các cấp quản lý thấp
hơn phát triển được tài năng để chuẩn bị thay thế các cán bộ quản lý cấp trên khi cần
thiết.
- Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả.
Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải mang lại hiệu quả cao
nhất đối với chi phí bỏ ra và đảm bảo hiệu lực hoạt động của các phân hệ về tác
động điều khiển của các lãnh đạo.
3. Các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý
Phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý nhằm đưa ra một
mô hình phù hợp với quy mô doanh nghiệp và tình hình sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong công tác tổ chức quản lý và từ
đó thúc đẩy doanh nghiệp có mô hình quản lý nhằm tăng sức cạnh tranh trên thị
trường.
- Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơ cấu
tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau. Khi sự thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh
doanh của công ty thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi theo, vì nếu không thay đổi theo
thì bộ máy quản lý cũ sẽ làm cản trở việc phấn đấu đạt được mục tiêu mới đề ra của
tổ chức doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải bao giờ sự thay đổi về nhiệm vụ sản
xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi
Khoa TM & KTQT Sinh viªn: Lª V¨n M¹nh
13
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
hỏi sự thay đổi bắt buộc của bộ máy quản lý, song các kết quả nghiên cứu đều ủng
hộ ý kiến bộ máy quản lý cần được thay đổi kèm theo nhiệm vụ sản xuất kinh
doanh.
- Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của của doanh
nghiệp cũng phức tạp theo. Do đó các nhà quản lý cần phải đưa ra một mô hình cơ
cấu quản lý hợp lý sao cho đảm bảo quản lý được toàn bộ hoạt động của doanh
nghiệp đồng thời phải làm sao để bộ máy quản lý không cồng kềnh và phức tạp về
mặt cơ cấu. Còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì bộ máy quản lý phải
chuyên, tinh, gọn nhẹ để dễ tay đổi phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.
- Địa bàn hoạt động:
Việc mở rộng hoặc phân tán địa bàn hoạt động của doanh nghiệp đều có sự
thay đổi về sự sắp xếp lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng do đó dẫn
đến sự thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý. Do vậy sự thay đổi địa bàn hoạt động của
doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp.
- Công nghệ:
Việc sử dụng công nghệ của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới tổ chức bộ
máy quản lý. Nếu các doanh nghiệp trú trọng đến công nghệ thì thường có định mức
quản lý tốt, bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho tăng cường khả năng của
doanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự thay đổi công nghệ nhanh chóng. Một
hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ và phải đảm bảo sự
phối hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến công nghệ của doanh
nghiệp.
- Môi trường kinh doanh.
Tổ chức bộ máy quản lý hợp lý là điều kiện đủ cho doanh nghiệp thành công
trên thương trường. Do vậy mức độ phức tạp của môi trường kinh doanh có ảnh
hưởng đến tổ chức bộ máy quản lý. Nếu môi trường luôn biến động và biến động
nhanh chóng thì có được thành công đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy
Khoa TM & KTQT Sinh viªn: Lª V¨n M¹nh
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét